Urgensi Sistem Informasi Manajemen di Dunia Kerja
Sistem informasi manajemen dewasa ini telah meresap ke dalam berbagai lini kehidupan manusia dan memainkan peranan penting dalam menentukan jalannya pekerjaan manusia.
Sebagai bagian dari teknologi, pada dasarnya sistem informasi memiliki empat prinsip utama, yakni meliputi (1) teknologi diterapkan tidak dengan tangan kosong; (2) teknologi bersifat praktis, yang artinya bukan untuk kepentingannya sendiri, melainkan untuk kepentingan bersama; (3) teknologi diwujudkan bukan hanya disimpan sebagai ide semata; (4) teknologi itu cerdas, tidak buta (Atiyas & Dutz, 2021).
Prinsip ini menjelaskan bahwa sistem informasi merujuk pada implementasi yang digunakan sebagai sarana untuk memecahkan masalah yang diwujudkan dalam dunia material. Bahkan disebut-sebut sebagai sistem yang berperan besar bagi pertumbuhan akses pengetahuan yang semakin luas.
Di dunia kerja, sistem informasi manajemen memberikan banyak manfaat yang cukup siginifikan. Sistem informasi manajemen sendiri didefinisikan sebagai sistem yang dibuat untuk melakukan pengolahan data oleh organisasi. Ini biasanya difungsikan sebagai alat bantu dalam meningkatkan efektivitas penerapan berbagai regulasi pada bidang kerja di tiap-tiap perusahaan. Segala informasi yang berkaitan dengan cara kerja dalam perusahaan diolah dengan baik pada sistem untuk kemudian disimpulkan, disimpan, dan disebarluaskan, serta dijadikan sebagai fungsi manajemen.
Berdasarkan hasil riset penulis, sistem informasi manajemen bagi setiap perusahaan terbukti mampu mempermudah pekerjaan dan pengambilan keputusan secara efektif dan efisien. Sistem informasi manajemen memungkinkan untuk membantu jalannya strategi perencanaan organisasi, untuk kemudian dilakukan pengembangan dan diimplementasikan, sehingga memberikan output yang sesuai dengan tujuan organisasi.
Sistem ini juga memungkinkan terjadinya pertukaran informasi secara cepat dan tepat antara divisi satu dengan divisi lain dalam perusahaan, di mana telah kita ketahui bahwa dalam satu perusahaan terdapat cukup banyak pengelompokkan bidang kerja yang telah disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) unit kerja dari masing-masing divisi.
Standarisasi sistem informasi manajemen
Unsur-unsur yang mewakili sistem informasi manajemen secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Berkaitan dengan unsur, standar dari sistem informasi manajemen adalah adanya internet dan pengembangan perangkat elektronik di setiap perusahaan. Perangkat yang memadai tentu dapat bersinergi untuk meningkatkan konektivitas sehingga memungkinkan pengembangan informasi baru dan strategi baru dalam organisasi melalui teknologi tersebut.
Adapun cara kerja pada sistemnya dimulai dari pengolahan data yang disimpan dalam database terpusat, kemudian dapat diakses dan di-update oleh seluruh pekerja yang berwenang, baik oleh atasan maupun karyawan. Melalui sistem informasi manajemen, segala informasi diubah menjadi bentuk digital untuk mendukung proses pengambilan keputusan dalam organisasi.
Disamping itu, pada implementasi sistemnya, setiap perusahaan tentu memiliki kebijakan tersendiri. Mengingat prosedur dan tata kerja yang dimiliki oleh tiap-tiap perusahaan juga berbeda, walaupun sebenarnya komponen di dalamnya sama, yakni menyangkut sistem administrasi dan operasional, sistem pencarian, sistem penyimpanan data, manajemen data, dan sistem pelaporan manajemen.
Pertama, sistem administrasi dan operasional, utamanya sistem yang berperan sebagai pengumpul data atau informasi perusahaan yang berasal dari berbagai divisi kerja, sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Kedua, sistem pencarian adalah aspek yang berfungsi untuk menelusuri ragam informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan dari suatu strategi yang dibuat.
Ketiga, sistem penyimpanan data atau biasa disebut dengan database adalah komponen sistem dengan fungsi untuk menyimpan data serta segala informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Keempat, manajemen data, yakni tempat di mana data diolah untuk memastikan bahwa data akurat, terpercaya, dan aman untuk digunakan dalam perusahaan. Kelima, sistem pelaporan data, yakni aspek sistem yang bertugas untuk menyusun laporan atas kinerja dari sistem informasi manajemen pada perusahaan secara rutin, untuk kemudian dapat dijadikan sebagai hasil evaluasi dari kinerja perusahaan.
Kualitas SDM pengguna sistem informasi manajemen
Selain dilihat dari tekniknya, perusahaan juga perlu fokus untuk membangun sistem informasi yang tidak hanya mengatur sumber data dan informasi perusahaan yang luas, namun juga meningkatkan kreativitas pengguna, yakni para pekerja dalam perusahaan. Mengingat kebaruan informasi dan kualitas informasi menjadi urgensi untuk menciptakan solusi inovatif melalui sistem teknologi yang berbasis sistem informasi. Tentu saja perlu dukungan sumber daya manusia (SDM) yang mumpuni untuk dapat mengakses serta mengaplikasikan sistem informasi manajemen dalam perusahaan.
Zaman yang semakin maju mengharuskan setiap elemen masyarakat melek teknologi di manapun dan kapanpun mereka berada, memungkinkan teknologi diakses seiring dengan aktivitasnya.
SDM merupakan komponen penting dalam setiap dunia kerja. Bahkan dapat dikatakan sebagai aset utama untuk menjalankan organisasi. Berkaitan dengan ini, perusahaan perlu memberikan pelatihan sistem kepada pekerja, yang bertujuan untuk dapat memudahkan mereka menjalankan tugas pokok dan fungsi unit kerja mereka dalam dunia kerja.
Seiring dengan berjalannya waktu, atas bekal pelatihan yang diterima, para pekerja akan lebih mudah beradaptasi dengan pekerjaannya yang dibarengi dengan teknologi. Ini juga memungkinkan mereka untuk dapat mengolah informasi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka secara optimal. Selain itu, SDM juga dapat berperan sebagai pengendali sistem demi memastikan sistem dapat berjalan sesuai dengan aturan dan fungsinya dalam perusahaan. Dengan begitu, segala informasi dan kebutuhan dapat terprogram sebagaimana mestinya sehingga lebih mudah diterima dan diimplementasikan dalam organisasi.
Tantangan sistem informasi manajemen
Sangat memungkinkan jika sistem informasi yang diakses melalui digital dapat mengalami kebocoran data. Menurut pakar keamanan siber sekaligus ketua dan pendiri Indonesia Cyber Security Forum (ACSF) peristiwa terkait kebocoran data masih banyak terjadi di Indonesia.
Pada tahun 2019 berdasarkan survei dari Positive Technology, tercatat lebih dari 1.500 kebocoran, di mana dalam 81% kasus yang menjadi target adalah sebuah organisasi. Serta sebesar 71% target dari kebocoran data mengarah pada peralatan komputer, server, dan jaringan komunikasi, sedangkan pada web aplikasi adalah 20%.
Hasil presentase di atas dapat menjadi parameter untuk meningkatkan keamanan sistem informasi manajemenbagi perusahaan. Regulasi mengenai pentingnya menjaga keamanan data informasi dalam organisasi perlu diselenggarakan secara berkala untuk meminimalisir kebocoran data yang dapat merugikan organisasi. Penerapan keamanannya dapat dilakukan melalui ISO 27001, yakni standar internasional untuk menetapkan spesifikasi pada sistem manajemen keamanan informasi atau Information Security Management System (ISMS). Penggunaan ISO ini kurang lebih bertujuan untuk meng-handle dan melakukan kontrol pada proses informasi dengan teknologi yang melibatkan organisasi.
Inilah mengapa perusahaan perlu memperhatikan kelengkapan yang dibutuhkan sistem agar dipersiapkan secara matang, seperti salah satunya adalah keamanan, sehingga kegiatan dalam organisasi perusahaan dapat berjalan secara optimal.
*Tulisan ini dimuat di SWA Online
