Tantangan Memimpin Tim Virtual
Sejak diserukannya kebijakan kerja dari rumah, belajar dari rumah, dan beribadah di rumah oleh Presiden Joko Widodo, sudah banyak perusahaan yang memberlakukan work from home. Praktis sejumlah kegiatan kerja di perkantoran dan beberapa tempat usaha di luar sektor yang masih dikecualikan diberhentikan sementara aktivitasnya. Lalu, dilakukan dari rumah.
Bekerja dari rumah tentu sangat berbeda dengan bekerja di kantor. Dengan kondisi tetap menerapkan social distancing, otomatis bekerja hanya bisa dilakukan secara virtual. Bekerja secara virtual memiliki banyak keuntungan, namun menghadirkan tantangan manajerial tersendiri.
Secara virtual kita dapat bekerja tanpa bertemu fisik dan menjangkau orang lain dari berbagai geografis. Namun, bekerja secara virtual belum menjadi sesuatu yang lazim, khususnya di Indonesia. Karyawan belum terbiasa bekerja secara virtual. Dan, banyak perusahaan belum memiliki kebijakan, proses atau pedoman mengenai bekerja secara virtual. Sehingga di awal pemberlakuannya menimbulkan kejutan budaya (culture shock). Tantangan ini juga yang dirasakan oleh para manajer dalam memimpin dan mengelola tim kerja virtual.
Beberapa teknik dan tips yang dapat dapat dilakukan oleh manajer dalam memimpin dan mengelola tim virtual sebagai berikut:
- Membangun kepercayaan
Membangun kepercayaan adalah faktor penting dalam suksesnya bekerja secara virtual. Kepercayaan tentu akan lebih mudah terbentuk jika kita bertemu langsung secara wujud fisik dibanding dunia maya. Namun bukan berarti secara virtual kita tidak dapat mengembangkan kepercayaan.
Manajer harus yakin bahwa kepercayaan bisa dibentuk, dan sejalan dengan waktu jika diupayakan maka rasa saling percaya akan berkembang dalam tim. Hal-hal berikut ini dapat meningkatkan kepercayaan seperti: melakukan pertemuan rutin secara virtual dengan tim dan beri kesempatan anggota tim untuk saling mengenal satu sama lain, bangun visi dan sasaran bersama, berikan kesempatan anggota tim untuk mengambil peran dan menyelesaikan tanggung jawabnya, pantau kerja tim dan tawarkan dukungan kepada anggota tim, diskusikanlah isu-isu yang terjadi dalam organisasi dan tim, undang tim memberikan saran dan masukan, rayakan kesuksesan tim. Semua itu bisa dilakukan secara virtual.
- Kejelasan arah dan sasaran tim
Tim virtual membutuhkan lebih banyak kejelasan mengenai gambaran besar, mengenai arah dan sasaran yang akan dicapai oleh organisasi dan tim. Jadi, sangat penting manajer merumuskan visi bersama tentang apa yang ingin dituju tim virtualnya dan komunikasikan kepada seluruh anggota tim.
- Kejelasan peran, tugas dan tanggung jawab, serta hasil yang harus dicapai
Manajer harus memperjelas peran, tugas dan tanggung jawab, serta hasil yang harus dicapai setiap anggota tim. Ketidakjelasan semua itu akan membuat mereka bingung dan dapat menurunkan motivasi kerja. Dengan bekerja secara virtual, manajer tidak akan bisa mengamati secara langsung dan memantau proses pekerjaan timnya setiap saat karena mereka tidak berada pada satu lokasi yang sama. Manajer akan lebih berorientasi pada pemantauan output atau hasil kerja dari pada proses kerja tim.
- Mengembangkan proses kerja yang mendukung bekerja secara virtual
Dengan diberlakukannya bekerja secara virtual, otomatis banyak proses kerja yang sebelumnya manual berubah menjadi virtual. Manajer harus menyesuaikan proses kerja dan prosedur yang ada dengan kondisi ini.
Beragam proses kerja seperti: brainstorming dan berbagi ide, menyusun rencana dan jadwal kerja, pengambilan keputusan, meminta persetujuan anggaran, perizinan, menyiapkan laporan dan sebagainya, sudah lagi tidak efisien jika masih harus manual.
Maka segera susun penyesuaiannya agar tim memiliki pedoman dalam bekerja secara virtual. Untuk memberikan kemudahan, manajer dapat menggunakan beragam perangkat teknologi dan aplikasi virtual yang memudahkan proses kerja dan terciptanya kolaborasi tim virtual, seperti: project management tools, Google Document dan lain-lain.
- Beri kesempatan tim menemukan ritme kerjanya
Bekerja secara virtual mungkin belum menjadi budaya masyarakat Indonesia secara umum. Manajer harus memberikan waktu bagi timnya menemukan ritme kerjanya. Di awal-awal, tim pasti mengalami ketidaknyamanan karena ketidakbiasaan bekerja secara virtual. Banyak anggota tim pun masih gaptek dalam penggunaan berbagai teknologi komunikasi virtual.
Untuk bisa segera menemukan ritme kerjanya, maka berikanlah sosialisasi atau pelatihan singkat mengenai bagaimana memulai pertemuan secara virtual berikut panduan teknis penggunaan teknologi komunikasinya seperti Google Hangout, Zoom dan sejenisnya.
Sebaiknya pilihlah teknologi komunikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi dan mudah digunakan. Kecepatan mempelajari teknologi komunikasi di tim bisa jadi berbeda-beda. Maka materi sosialisasi bisa dibuat beragam menyesuaikan kondisi tim.
Kemudian mulailah disiplin mengadakan pertemuan rutin untuk membahas agenda-agenda yang disepakati dalam tim. Waktu pertemuan harus disesuaikan dengan ketersediaan waktu anggota tim. Beberapa rekan boleh jadi memiliki waktu kerja berbeda dengan yang lainnya. Jadi pastikan waktu pertemuan mengakomodir kondisi semua tim.
Satu hal yang penting, berkomunikasi dalam pertemuan virtual berbeda dengan pertemuan fisik. Sebaiknya perlu dikembangkan semacam aturan atau pedoman komunikasi dalam pertemuan virtual. Seluruh anggota tim harus memahami dan mengikuti pedoman tersebut.
- Mengembangkan interaksi positif dengan setiap anggota tim
Untuk meningkatkan motivasi kerja setiap anggota tim, dibutuhkan interaksi positif antara manajer dengan setiap anggota timnya. Maka perlu sebuah strategi untuk mewadahinya. Pertemuan one on one antara manajer dan setiap anggota timnya adalah strategi jitu untuk memastikan tim produktif.
Manajer perlu meluangkan waktunya untuk berkomunikasi dengan setiap anggota timnya dalam upaya membina anggota timnya, memberikan umpan balik, mengapresiasi prestasi kerjanya, mendengarkan aspirasi karirnya, menyelaraskan pekerjaannya dengan visi tim, mendengarkan masalah yag dihadapinya dan mendiskusikan solusinya, dan lain sebagianya. Dengan kata lain, peran manajer sebagai coach dan mentor sangat dibutuhkan dalam bekerja secara virtual.
Dengan melakukan teknik di atas, tim virtual Anda akan mampu tetap produktif di tengah Pandemi Covid-19.
Selamat mencoba. Sukses selalu untuk Anda!
*Tulisan ini dimuat di SWA Online
