Saatnya Menciptakan Talenta Terbaik dengan WELCOME!

Hujan di sore itu sangat deras, Nindya menikmati gemercik hujan dengan secangkir kopi di balik jendela ruangannya yang terletak di lantai 22 sebuah gedung perkantoran. Pikirannya berselancar ke perencanaan seperti apa yang perlu ia lakukan untuk dapat mengembangkan para talenta muda yang berhasil lolos tahapan seleksi dan interview di perusahaannya.

Nindya adalah seorang pimpinan Divisi Pengembangan SDM di salah satu perusahaan ternama di Indonesia, sadar akan kewajibannya dalam membantu para karyawan baru untuk mengerti dan dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang baru, saat ini Nindya sedang mengalami kebingungan dan mempertimbangkan beberapa pertanyaan di dalam benaknya, seperti “Apa sebenarnya tujuan utama dari program onboarding ini?”, “Apa saja informasi penting yang harus diketahui oleh karyawan baru tentang perusahaan?”, “Bagaimana kita dapat memperkenalkan budaya dan nilai perusahaan kepada karyawan baru?”, “Bagaimana kita dapat memastikan keterlibatan karyawan baru dalam jangka panjang?” sampai dengan pertanyaan “Bagaimana kita mengukur keberhasilan program onboarding ini?” dan “Siapa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan onboarding dengan efektif?”.

Beberapa pertanyaan di atas menjadi pertimbangan bagi Nindya untuk merancang program onboarding yang merupakan proses pengenalan lingkungan kerja bagi karyawan baru sehingga mereka dapat beradaptasi lebih cepat dan melakukan penyesuaian diri dengan sistem kerja yang baru agar penerapannya lebih efektif.

Bagi Anda yang kebetulan di posisi yang sama dengan Nindya, atau sedang bergelut sebagai salah seorang dari Divisi pengembangan HR atau SDM dan sedang mengalami kebingungan yang sama dengan Nindya. Artikel ini bisa menjadi referensi.

Pertama, kita akan ulas mengapa harus mengimplementasikan Onboarding Program?

Onboarding program bertujuan untuk menahan dan mengikat para karyawan baru agar bertahan lebih lama di organisasi. Namun, dalam pelaksanaannya masih banyak karyawan yang merasa proses onboarding mereka belum memenuhi seluruh kebutuhan karyawan baru dalam proses adaptasi dengan lingkungan kerja yang baru.

Dengan onboarding program, karyawan baru dapat menciptakan kesan positif pertama terhadap perusahaan, memahami kultur, struktur, mencapai produktivitas yang diharapkan serta kepuasan kerja dari awal masa kerja mereka dan memunculkan sifat kepemimpinan yang sejalan dengan nilai-nilai perusahaan sehingga memudahkan mereka dalam berintegrasi dan berkolaborasi dengan tim.

Kedua, apa sasaran onboarding program itu sendiri?

Onboarding program perlu dirancang agar dapat memuat beberapa sasaran yang meliputi:

1. Value & Culture Alignment, hal inibertujuan untuk membekali karyawan baru agar mampu menghayati nilai nilai yang dianut perusahaan, membangun karakter (character building) dan membentuk perilaku yang sejalan dengan budaya organisasi.
2. Company Orientation, ini untukmembekali karyawan baru dengan pengetahuan mendalam tentang visi misi perusahaan, struktur organisasi, proses bisnis dan portofolio produk, maupun jasa yang ditawarkan perusahaa serta sistem dan kebijakan di dalam perusahaan. Dalam hal ini, termasuk pula pembekalan mengenai arahan strategi perusahaan.
3. Managerial and Competency Development, bertujuan untuk mengembangkan kompetensi karyawan baru yang mencakup self-management (personal competency), managerial and business competency serta leadership competency.
4. Apprenticeship, yangmemiliki tujuan memberi kesempatan kepada karyawan baru untuk terlibat dalam proses bisnis perusahaan, berinteraksi dengan lingkungan organisasi dan memulai kontribusinya bagi organisasi dengan menempatkan yang bersangkutan di berbagai unit kerja. Dalam hal ini, dapat terwujud dalam bentuk memberikan penugasan proyek sehingga memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan gagasan baru berdasarkan integrasi hasil pembelajaran selama onboarding program. Selain itu, penempatan (magang: on the job training) di unit-unit kerja juga merupakan kesempatan karyawan untuk berasimilasi dengan lingkungan perusahaan dan mengenal tantangan nyata dalam pengelolaan bisnis dan organisasi.

Untuk mewujudkan sasaran tersebut, terdapat beberapa langkah yang perlu dilakukan oleh Divisi Pengembangan SDM dalam merancang dan memudahkan pemahaman di setiap elemen penting pada proses onboarding program, kita dapat menggunakan singkatan “WELCOME” yaitu:

• Welcome Orientation: Sesi orientasi awal untuk memperkenalkan karyawan pada perusahaan.
• Engage Mentors: Pengaturan mentor atau buddy system untuk dukungan langsung. Hal ini sangat efektif dilakukan untuk membantu karyawan dalam proses adaptasi. Mentor atau teman sebaya dapat saling memberikan dukungan, bimbingan dan jawaban atas pertanyaan yang muncul terutama pada tahapan apprenticeship.
• Learn Tools: Pelatihan penggunaan alat dan sistem internal. Perusahaan dapat memanfaatkan berbagai metode serta tools pembelajaran seperti presentasi, pelatihan langsung, materi tertulis, video, platform digital, Learning Management System (LMS), permainan peran ataupun simulasi untuk membuat karyawan memahami situasi kerja yang mungkin akan dihadapi, materi tertulis, video, platform digital, aplikasi serta interaksi sosial sehingga karyawan dapat dengan mudah menyerap informasi yang diberikan.
• Culture Fit: Rancanglah program pembelajaran yang terstruktur dan berjenjang,mulai dari pengenalan perusahaan hingga pembelajaran tentang tugas dan tanggung jawab karyawan. Pastikan program ini mencakup semua informasi penting yang diperlukan oleh karyawan baru.
• Objectives Setting: Penetapan tujuan dan ekspektasi kerja jangka pendek dan jangka panjang. Hal ini dapat melibatkan pemimpin dan karyawan senior untuk memberikan wawasan yang berharga tentang budaya perusahaan, nilai-nilai dan praktik kerja yang efektif.
• Measure Progress: Pemantauan dan evaluasi kinerja karyawan baru. Berikan umpan balik dan evaluasi berkalasecara konstruktif terkait kemajuan mereka dalam program onboarding serta lakukan tindak lanjut untuk memastikan karyawan baru mengintegrasikan pembelajaran mereka dan menerapkannya dalam pekerjaan.
• Extend Network: Mendorong karyawan baru untuk membangun jaringan internal dan memberikan akses ke sumber daya dan berbagai informasi.Pastikan karyawan baru memiliki akses yang cukup kepada sumber daya dan informasi yang mereka butuhkan termasuk dokumen panduan, SOP, proses bisnis dan lain sebagainya.

Sejatinya, yang tak kalah penting adalah bagaimana onboarding program ini dirancang customized sesuai dengan sasaran organisasi.

Setelah mengetahui berbagai elemen penting dalam proses onboarding di atas, maka selanjutnya saatnya Anda untuk mengimplementasikan program onboarding yang efektif untuk menyambut talenta terbaik di perusahaan.

Jadi, mari berkolaborasi bersama menciptakan talenta terbaik bagi perusahaan Anda!

*Tulisan ini dimuat di BUMN Track Online