Menjaga Motivasi Tim Saat Proyek Mengalami Hambatan

Salah satu tugas utama pemimpin proyek adalah menjaga motivasi tim tetap tinggi, terutama ketika proyek mulai mengalami hambatan atau keluar dari jalur yang direncanakan. Proyek yang berjalan tidak sesuai rencana dapat mempengaruhi semangat dan produktivitas tim. Oleh karena itu, penting untuk memiliki strategi yang jelas agar membantu tim tetap fokus, termotivasi, dan merasa didukung selama masa-masa sulit.

Di sini kita akan bahas atau menguraikan beberapa strategi praktis yang dapat membantu seorang pemimpin proyek dalam menjaga motivasi tim saat proyek mengalami kendala, dengan mempertimbangkan penelitian terbaru dan tantangan yang ada saat ini.

Pertama, mari tetapkan kembali tujuan dan visi proyek. Saat proyek mulai keluar jalur, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah meninjau ulang dan jika perlu, menetapkan kembali tujuan dan visi proyek. Tim dapat kehilangan arah jika mereka tidak lagi memahami mengapa proyek ini penting atau bagaimana kontribusi mereka akan memberikan dampak positif. Penelitian dari Gallup (2022) menunjukkan bahwa tim yang memiliki pemahaman jelas tentang tujuan dan visi proyek, 21% lebih produktif dan termotivasi dibandingkan dengan tim yang tidak.

Hal ini bisa dicapai dengan strategi sebagai berikut:

• Duduk bareng bersama tim untuk membahas kembali tujuan dan visi proyek. Jelaskan mengapa proyek ini penting bagi organisasi, pelanggan, atau pasar.
• Jika ada perubahan dalam kondisi atau tujuan proyek, pastikan untuk memberikan pembaruan secara transparan sehingga tim dapat memahami arah baru yang diambil.

Dengan menetapkan kembali tujuan dan visi proyek, tim akan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang kontribusi mereka dan pentingnya pekerjaan yang mereka lakukan.

Kedua, libatkan tim dalam mengatasi masalah dan menentukan jalan keluar.Ketika proyek mengalami hambatan, penting untuk melibatkan tim dalam menemukan solusi. Melibatkan anggota tim dalam proses troubleshooting tidak hanya membantu mempercepat penyelesaian masalah, namun juga meningkatkan rasa tanggung jawab dan kepemilikan mereka terhadap proyek.

Penelitian dari Harvard Business Review (2021) menunjukkan bahwa tim yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan cenderung lebih termotivasi dan merasa diberdayakan, karena mereka merasa memiliki kontrol atas situasi.

Gunakan strategi ini untuk menjalankannya:

• Ajak seluruh tim untuk turut serta dalam sesi brainstorming guna menemukan solusi terbaik untuk mengatasi kendala yang dihadapi.
• Minta pendapat mereka tentang bagaimana proyek dapat kembali ke jalur yang benar dan biarkan mereka berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan.

Dengan melibatkan tim dalam mencari solusi, mereka akan merasa lebih termotivasi dan memiliki komitmen yang lebih besar untuk membawa proyek kembali ke jalurnya.

Ketiga, bantu menghilangkan hambatan. Sering kali, hambatan yang dihadapi tim bisa berupa kendala eksternal, seperti kurangnya sumber daya, konflik antar departemen, atau kendala teknis. Tugas dari pemimpin proyek adalah membantu mengatasi hambatan ini sehingga tim dapat fokus pada tugas-tugas utama mereka.

Penelitian dari McKinsey (2022) menunjukkan bahwa, ketika pemimpin mengambil tindakan untuk menghilangkan hambatan eksternal, tim lebih produktif dan merasa lebih didukung. Hal ini juga membantu mengurangi tingkat stres yang sering kali muncul ketika tim merasa terjebak dalam masalah yang tidak bisa mereka kendalikan.

Strategi yang bisa dicoba untuk hal ini sebagai berikut:

• Identifikasi hambatan utama yang dihadapi tim dan cari cara untuk menghilangkannya.
• Bekerja sama dengan manajemen atau departemen lain jika diperlukan untuk memastikan bahwa tim memiliki sumber daya yang memadai.

Dengan membantu tim mengatasi hambatan, memungkinkan mereka untuk kembali fokus pada pekerjaan inti dan menjaga motivasi tetap tinggi.

Keempat, pahami apa yang memotivasi setiap anggota tim. Setiap anggota tim memiliki motivasi yang berbeda-beda. Beberapa orang termotivasi oleh penghargaan finansial, sementara yang lain mungkin lebih tertarik pada pengakuan atau kesempatan untuk belajar keterampilan baru. Memahami apa yang memotivasi setiap anggota tim adalah kunci untuk menjaga semangat mereka tetap tinggi, terutama saat proyek mengalami masalah.

Penelitian dari Deloitte (2021) menunjukkan bahwa pemahaman yang lebih dalam tentang motivasi individu dapat meningkatkan keterlibatan karyawan sebesar 17%. Dengan memahami motivasi individu, kita dapat menyesuaikan pendekatan manajerial untuk membantu setiap anggota tim merasa dihargai dan termotivasi.

Strateginya bisa dengan cara:

• Lakukan percakapan satu-satu dengan anggota tim untuk memahami apa yang memotivasi mereka secara pribadi.
• Sesuaikan pendekatan untuk memotivasi setiap anggota tim berdasarkan kebutuhan dan preferensi mereka.

Dengan memahami motivasi individu, kita dapat lebih efektif dalam menjaga semangat kerja setiap anggota tim, bahkan ketika proyek mengalami kesulitan.

Kelima, berkomunikasi dan terhubung secara teratur dengan tim. Komunikasi yang konsisten dan terbuka sangat penting dalam menjaga motivasi tim, terutama saat proyek mengalami masalah. Tim yang merasa ditinggalkan atau tidak mendapatkan pembaruan yang cukup akan cenderung kehilangan arah dan semangat. Menurut survei dari Asana (2022), tim yang memiliki komunikasi rutin dan transparan lebih mungkin untuk tetap termotivasi dan mencapai tujuan proyek, meskipun menghadapi tantangan.

Hal ini bisa dicapai dengan strategi sebagai berikut:

• Jadwalkan pertemuan rutin dengan seluruh tim untuk memberikan pembaruan proyek, diskusikan masalah yang dihadapi, dan merayakan pencapaian kecil.
• Pastikan bahwa setiap anggota tim merasa didengarkan dan memiliki kesempatan untuk memberikan masukan.

Dengan berkomunikasi secara teratur dan menjaga keterhubungan, kita dapat menciptakan rasa kebersamaan yang membantu tim tetap termotivasi selama masa-masa sulit.

Keenam, rayakan kemenangan kecil dan berikan pengakuan. Ketika proyek menghadapi kesulitan, penting untuk tetap memberikan pengakuan atas pencapaian kecil yang dicapai oleh tim. Meskipun proyek mungkin belum mencapai tujuan utamanya, merayakan kemenangan kecil dapat membantu menjaga semangat tim tetap tinggi dan memberikan mereka dorongan untuk terus bekerja keras.

Penelitian dari Society for Human Resource Management (2021) menunjukkan bahwa pengakuan yang konsisten meningkatkan keterlibatan karyawan sebesar 31%. Dengan memberikan penghargaan atas pencapaian kecil, kita menciptakan suasana kerja yang positif dan mendukung.

Lakukan hal ini sebagai strateginya:

• Berikan pujian dan pengakuan secara publik untuk setiap pencapaian kecil yang diraih oleh anggota tim.
• Rayakan kemenangan kecil dengan cara yang sederhana, seperti memberikan penghargaan atau menyelenggarakan acara kecil untuk tim.

Dengan merayakan kemenangan kecil, hal itu membantu tim tetap merasa dihargai dan terdorong untuk terus maju, meskipun proyek menghadapi tantangan.

Ketika proyek keluar dari jalurnya, tugas pemimpin proyek adalah menjaga motivasi tim agar tetap tinggi. Dengan menetapkan kembali tujuan proyek, melibatkan tim dalam pemecahan masalah, menghilangkan hambatan, memahami motivasi individu, berkomunikasi secara teratur, dan merayakan kemenangan kecil, kita dapat menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan produktif meskipun menghadapi kesulitan.

Penelitian menunjukkan bahwa pendekatan ini tidak hanya membantu tim tetap fokus dan termotivasi, namun juga meningkatkan kinerja dan keterlibatan secara keseluruhan. Sebagai pemimpin, menjaga semangat tim akan berdampak besar pada kesuksesan proyek, bahkan ketika proyek mengalami hambatan.

Baca Juga

• Strategi Efektif Mengurangi Bahaya Psikososial di Tempat Kerja untuk Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan
• Gen Z dan Transformasi: Peran Pemimpin dalam Membangun Resilience untuk Menginspirasi Perubahan di Era Digital
• T-Shaped Leadership, Sebuah Konsep Tentang Keahlian Seorang Leader
• Beyond The Games: Mengupas Gaya Kepemimpinan di Dunia Kelam Squid Game
• Memenangkan Hati Pasar Lewat Local Deep Insight
• Di Balik Suksesnya Organisasi, Ada Para Pengikut Hebat
• PPM School of Management