Kesalahan Komunikasi Terbesar Selama Restrukturisasi Organisasi

Restrukturisasi organisasi adalah salah satu proses bisnis yang paling menantang bagi perusahaan. Tujuan dari restrukturisasi biasanya adalah untuk meningkatkan efisiensi, memperkuat daya saing, atau merespons perubahan pasar. Namun pada prosesnya, komunikasi yang buruk sering kali menjadi penyebab utama kegagalan restrukturisasi. Menurut penelitian dari McKinsey (2022), 70% dari upaya restrukturisasi organisasi gagal mencapai tujuan yang diharapkan, dan salah satu alasan utamanya adalah komunikasi yang tidak efektif.

Jadi sekarang, mari kita ulas dua kesalahan komunikasi terbesar yang sering terjadi selama proses restrukturisasi organisasi dan bagaimana menghindarinya agar restrukturisasi organisasi berjalan lebih lancar dan sukses.

1. Kurangnya Transparansi dan Kejelasan dalam Komunikasi

Salah satu kesalahan komunikasi terbesar selama restrukturisasi organisasi adalah kurangnya transparansi dan kejelasan. Ketika perubahan besar terjadi, karyawan sering kali merasa tidak pasti tentang masa depannya. Mereka mungkin tidak tahu apakah masih akan memiliki pekerjaan, bagaimana perubahan akan mempengaruhi tanggung jawab mereka, atau apa yang harus diharapkan dalam beberapa bulan mendatang. Dalam ketidakpastian ini, desas-desus atau spekulasi dapat berkembang, yang pada gilirannya menciptakan ketakutan, kecemasan, dan bahkan penurunan produktivitas.

Sebuah survei oleh Harvard Business Review (2021) menemukan bahwa, 62% karyawan merasa tidak diberi informasi yang cukup selama proses restrukturisasi, yang membuat mereka merasa tidak dihargai dan tidak dianggap sebagai bagian dari proses perubahan. Selain itu, kurangnya komunikasi yang jelas dapat merusak kepercayaan antara manajemen dan karyawan, di mana hal itu sangat penting dalam situasi yang tidak stabil seperti saat restrukturisasi.

Dampak Kurangnya Transparansi:

• Kebingungan: Ketika karyawan tidak memahami alasan di balik restrukturisasi atau dampaknya terhadap perannya, mereka menjadi bingung dan khawatir.
• Desas-Desus: Dalam ketidakpastian, informasi yang tidak akurat sering kali menyebar dengan cepat di antara karyawan, menciptakan lebih banyak kebingungan dan kecemasan.
• Penurunan Moral: Ketika karyawan merasa tidak diberi tahu atau diabaikan, moralnya dapat menurun, yang pada akhirnya mempengaruhi produktivitas dan kinerja keseluruhan.

Lalu bagaimana solusinya untuk menghindari kesalahan ini? Manajemen harus berkomitmen untuk menyampaikan informasi dengan jelas, transparan, dan tepat waktu. Menurut penelitian dari Deloitte (2022), organisasi yang memberikan komunikasi terbuka dan terus menerus selama restrukturisasi melihat peningkatan keterlibatan karyawan sebesar 25%. Ini menunjukkan pentingnya komunikasi yang konsisten dan akurat.

Menjadi tugas seorang Manajer unit untuk menjelaskan hal di bawah ini:

• Alasan restrukturisasi. Mengapa perubahan ini diperlukan dan bagaimana restrukturisasi akan mendukung tujuan strategis perusahaan.
• Rencana ke depan. Apa yang akan terjadi pada struktur organisasi, departemen, dan peran karyawan
• Dampak bagi individu. Jika ada pengurangan atau pengalihan peran, informasi ini harus disampaikan dengan sensitif dan langsung.

2. Tidak Mengelola Umpan Balik dan Emosi Karyawan

Kesalahan komunikasi kedua yang sering terjadi adalah kurangnya perhatian terhadap umpan balik dan emosi karyawan selama restrukturisasi. Perubahan besar seperti restrukturisasi organisasi dapat memicu berbagai reaksi emosional dari karyawan, mulai dari ketidakpastian hingga kecemasan dan frustrasi. Sayangnya, banyak perusahaan gagal mengelola perasaan ini dengan baik.

Menurut studi dari Gallup (2021), 46% karyawan merasa bahwa suara mereka tidak didengar selama proses restrukturisasi, dan mereka tidak diberi kesempatan untuk menyampaikan kekhawatiran atau memberikan masukan. Ketika manajemen tidak menyediakan ruang bagi karyawan untuk mengungkapkan perasaan dan kekhawatiran mereka, perasaan negatif ini dapat berkembang dan menyebabkan resistensi terhadap perubahan.

Dampak Tidak Mengelola Umpan Balik dan Emosi:

• Resistensi terhadap Perubahan: Karyawan yang merasa diabaikan atau tidak didengarkan cenderung menolak perubahan sehingga dapat menghambat kesuksesan restrukturisasi.
• Penurunan Keterlibatan: Ketika karyawan merasa terputus dari proses dan tidak diberi kesempatan untuk terlibat, keterlibatan mereka dengan pekerjaan dan perusahaan dapat menurun drastis.
• Tingkat Turnover Tinggi: Karyawan yang merasa tidak didengarkan atau tidak diperhatikan mungkin memilih untuk meninggalkan perusahaan, yang dapat meningkatkan tingkat turnover.

Untuk hal ini, solusinya adalah Manajemen harus memastikan bahwa karyawan diberi kesempatan untuk menyampaikan kekhawatiran mereka dan memberikan umpan balik selama proses restrukturisasi. Menurut survei dari PwC (2022), 58% karyawan yang diberi kesempatan untuk memberikan umpan balik selama perubahan besar merasa lebih mendukung restrukturisasi dan lebih terlibat dalam proses tersebut.

Beberapa cara untuk mengelola umpan balik dan emosi selama restrukturisasi meliputi:

• Mendengarkan secara aktif. Selama pertemuan dan forum diskusi, manajemen harus mendengarkan kekhawatiran karyawan tanpa menginterupsi dan menanggapinya dengan empati.
• Memberikan saluran komunikasi terbuka. Menyediakan saluran komunikasi terbuka seperti pertemuan one-on-one, kotak saran, atau survei anonim dapat memberikan karyawan kesempatan untuk berbagi perasaan mereka tanpa takut akan konsekuensi.
• Mengakui perasaan karyawan. Manajemen harus mengakui bahwa restrukturisasi adalah proses yang sulit dan menunjukkan pengertian terhadap emosi yang dirasakan oleh karyawan. Ini membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa didukung dan dihargai selama masa transisi.

Mengintegrasikan Pendekatan Komunikasi yang Efektif dalam Restrukturisasi

Untuk menghindari dua kesalahan komunikasi terbesar di atas, organisasi perlu merancang strategi komunikasi yang terencana dan berfokus pada keterbukaan, keterlibatan, dan empati. Penelitian dari Bersin by Deloitte (2022) menunjukkan bahwa, perusahaan yang berhasil dalam proses restrukturisasi memiliki strategi komunikasi yang jelas, konsisten, dan mendukung keterlibatan karyawan. Komunikasi tidak hanya harus mengalir dari atas ke bawah, namun juga harus mencakup umpan balik dari karyawan ke manajemen.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil oleh perusahaan dalam memperbaiki komunikasi selama restrukturisasi.

1. Rencanakan komunikasi sejak awal. Komunikasi harus dimulai sejak proses perencanaan restrukturisasi dan dilakukan secara terus-menerus sepanjang proses. Informasi yang disampaikan secara tiba-tiba atau mendadak dapat meningkatkan kecemasan karyawan.
2. Libatkan manajer lini. Manajer langsung harus dilibatkan dalam komunikasi karena mereka memiliki hubungan langsung dengan karyawan dan dapat membantu menjembatani kesenjangan antara manajemen puncak dan karyawan.
3. Fasilitasi diskusi terbuka. Mendorong dialog terbuka tentang restrukturisasi di seluruh tingkatan organisasi dapat membantu mengurangi ketegangan dan menciptakan rasa keterlibatan di antara karyawan.

Jadi, restrukturisasi organisasi adalah proses yang kompleks dan sering kali menimbulkan ketidakpastian bagi karyawan. Dua kesalahan komunikasi terbesar yang sering terjadi selama tersebut adalah kurangnya transparansi dan kegagalan dalam mengelola umpan balik dan emosi karyawan. Ketika karyawan tidak diberi informasi yang jelas atau merasa suara mereka tidak didengar, hal ini dapat merusak moral dan produktivitas, serta menghambat keberhasilan restrukturisasi itu sendiri.

Dengan menerapkan strategi komunikasi yang transparan, melibatkan karyawan dalam proses, dan menunjukkan empati terhadap perasaan mereka, perusahaan dapat mengurangi stres selama proses restrukturisasi, dan meningkatkan peluang keberhasilan transformasi organisasi. 

Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi yang efektif adalah kunci untuk memastikan bahwa karyawan merasa didukung dan dihargai selama masa perubahan, yang pada gilirannya akan berkontribusi pada kesuksesan jangka panjang organisasi.

Baca Juga

• T-Shaped Leadership, Sebuah Konsep Tentang Keahlian Seorang Leader
• Beyond The Games: Mengupas Gaya Kepemimpinan di Dunia Kelam Squid Game
• Memenangkan Hati Pasar Lewat Local Deep Insight
• Di Balik Suksesnya Organisasi, Ada Para Pengikut Hebat
• Cara Mengurangi Stres dalam Evaluasi Kinerja
• PPM School of Management