Cost Reduction Before Crisis
Pengertian Biaya (cost) dari sudut pandang manajemen adalah sebagai suatu pengorbanan sumber daya (tenaga kerja, material, waktu kerja) yang dihitung dalam satuan moneter. Misalnya; Waktu kerja selama 5 jam setara dengan biaya tenaga kerja per jam dikalikan 5; Penggunaan bahan mentah sebanyak 1 kilogram setara dengan harga pembelian 1 kilogram barang, ditambah dengan biaya pengadaan barang tersebut (seperti pajak dan biaya kirim).
Waktu kerja dan bahan mentah tersebut digunakan untuk menghasilkan barang jadi. Harga jual barang dikurangi seluruh biaya sama dengan keuntungan. Barang jadi ini dapat dijual karena memberikan manfaat dan memiliki kualitas yang dibutuhkan konsumen.
Jika kondisi kerja buruk, ada risiko tenaga kerja mengalami luka, atau bahan mentah rusak sebelum diproses. Untuk mengobati luka butuh obat dan ada waktu kerja terbuang. Bahan mentah rusak tak bisa digunakan, padahal sudah dibeli dari pemasok. Semua ini adalah biaya yang terbuang percuma untuk menghasilkan sebuah barang.
Sekalinya biaya terpakai (biaya produksi maupun risiko dan biaya percuma) maka biaya tersebut akan hilang, tak dapat tergantikan (costs, once spent, are lost). Perusahaan menanggung risiko dan beban biaya percuma tersebut.
Lalu, apa yang dimaksud dengan Cost Reduction atau Pengurangan Biaya? Makna Cost Reduction adalah strategi mengurangi biaya demi meningkatkan/mempertahankan/mencegah menurunnya profit terlalu dalam.
Mengapa isu Cost Reduction ini penting? Karena persaingan menuntut proses kita membutuhkan biaya lebih kecil sehingga keuntungan naik. Selain itu, kita tidak tahu kapan krisis akan datang sehingga ketika terjadi krisis ekonomi atau disruption lain, keuntungan perusahaan dapat bertahan atau paling tidak keuntungan tidak berkurang terlalu dalam.
Apa itu Krisis Ekonomi? Adalah suatu kondisi menurunnya output karena demand (permintaan) konsumen menurun. Latar belakang penyebabnya adalah kondisi politik tidak kondusif; Menurunnya harga komoditas; Rekayasa keuangan yang melanggar standar, risk management, pandemi global; Ada siklus dan berulang. Misalnya krisis ekonomi di Asia tahun 1997, krisis ekonomi di Amerika tahun 2008, dan pandemi virus corona yang dimulai tahun 2020.
Sehingga kita harus selalu waspada karena bukan tidak mungkin di tahun 2030 dan 2040 akan muncul krisis ekonomi lain dengan latar belakang yang berbeda. Di sisi lain, perusahaan dituntut untuk mengefisienkan proses dan biayanya, maka usaha-usaha Cost Reduction perlu dilakukan secara kontinu.
Usaha-usaha melakukan Cost Reduction waktu tidak sebentar, butuh perubahan budaya. Sedangkan ketika muncul masa krisis ekonomi, kebanyakan perusahaan mengalami penurunan pendapatan dan keuntungan, alokasi sumber daya diprioritaskan untuk membantu perusahaan bertahan dari krisis, ditambah dengan kondisi tenaga kerja yang ‘bingung’ dengan masa depan perusahaan dan nasibnya sendiri.
Pertanyaannya, apakah efisien melakukan Cost Reduction ketika krisis muncul? Seringnya perusahaan yang tidak siap dengan budaya Cost Reduction akan melakukan Cost Cutting (bukan Cost Reduction) ketika krisis ekonomi muncul, misalnya mengurangi jam kerja, mengurangi luasan sewa ruang kantor, mengganti fasilitas tiket pesawat terbang ke harga yang lebih murah.
Sekali lagi, Cost Reduction membutuhkan usaha, konsentrasi, dan sumber daya yang optimal untuk mencapai hasil yang terbaik pula. Dan kondisi di mana tenaga kerja mampu mengarahkan usaha dan konsentrasinya secara optimal adalah ketika perusahaan pada kondisi terbaik, dengan kata lain, bukan pada kondisi perusahaan dihadapkan pada krisis ekonomi.
Maka inisiasi terbaik menerapkan tindakan dan membentuk budaya Cost Reduction adalah pada masa sebelum krisis ekonomi muncul. Sehingga, ketika krisis ekonomi muncul, perusahaan sudah mencapai budaya Cost Reduction dan budaya improvement yang baik. Perusahaan lebih siap menghadapi krisis dan mampu mencegah penurunan kinerja yang terlalu dalam.
Ibarat seorang pemain sepakbola tidak dilatih untuk tidak jatuh selama pertandingan, tapi dilatih supaya memperkecil risiko cidera karena jatuh ketika bertanding. Begitu juga manfaat kalau improvement dan cost reduction sudah menjadi budaya, yaitu ketika pendapatan perusahaan turun, maka penurunannya lebih baik dibanding kompetitor.
The best time to initiate evolutionary change is when a business doing well, not when change is necessary. -The Wave’s Crest
*Tulisan ini dimuat di SWA Online
