Cara Meminta yang Tidak Memaksa dalam Dunia Perkantoran

Di banyak situasi kerja dan kehidupan sehari-hari, kita sering kali harus membuat permintaan kepada orang lain. Baik itu meminta rekan kerja untuk membantu sebuah proyek, meminta tim untuk mengerjakan tugas tambahan, atau bahkan meminta dukungan dari atasan, cara kita membuat permintaan bisa sangat mempengaruhi respons yang kita terima. Permintaan yang terasa memaksa atau mengintimidasi dapat menimbulkan resistensi, mengurangi motivasi, dan merusak hubungan antarindividu. Oleh karena itu, penting untuk memahami cara membuat permintaan yang tidak terasa memaksa, namun tetap efektif.

Di sini kita akan ulas strategi yang dapat digunakan untuk membuat permintaan secara lebih halus dan persuasif tanpa menyebabkan ketidaknyamanan atau rasa terpaksa, dengan mempertimbangkan hasil penelitian terkini.

Pertama, Gunakan Bahasa yang Fleksibel dan Kolaboratif

Salah satu kunci untuk membuat permintaan yang tidak terasa memaksa adalah dengan menggunakan bahasa yang fleksibel dan mengundang kolaborasi. Menurut penelitian dari Harvard Business Review (2021), orang lebih cenderung merespons secara positif terhadap permintaan yang mengundang mereka untuk bekerja sama dibandingkan dengan permintaan yang bersifat perintah atau tuntutan. Alih-alih menggunakan bahasa yang kaku atau memerintah, seperti “Anda harus” atau “Saya ingin Anda melakukan ini,” gunakan bahasa yang menunjukkan pilihan dan kesempatan untuk berdiskusi.

Cobalah memulainya dengan strategi ini:

• Ganti kalimat seperti “Saya butuh Anda menyelesaikan ini segera” dengan “Bisakah kita bekerja sama untuk menyelesaikan ini?”
• Gunakan kata-kata yang menekankan kolaborasi, seperti “bagaimana menurut Anda jika kita mencoba ini?” atau “Saya ingin mendengar pendapat Anda tentang cara terbaik untuk melakukannya.”

Dengan menggunakan bahasa kolaboratif, hal itu menunjukkan menghargai pandangan orang lain dan terbuka terhadap masukan, yang membuat permintaan terasa lebih seperti ajakan bekerja sama daripada instruksi.

Kedua, Jelaskan Alasan di Balik Permintaan 

Salah satu cara untuk mengurangi kesan memaksa dalam membuat permintaan adalah dengan memberikan konteks yang jelas mengapa permintaan tersebut penting. Menurut penelitian dari Stanford University (2022), ketika orang memahami alasan di balik sebuah permintaan, mereka lebih cenderung merasa termotivasi dan berpartisipasi secara sukarela. Ketika kita menjelaskan mengapa permintaan tersebut diperlukan, hal itu memberikan mereka kesempatan untuk merasa terlibat secara emosional dan intelektual.

Gunakan strategi ini untuk mencobanya:

• Jelaskan manfaat dari tindakan yang diminta, misalnya dengan mengatakan, “Jika kita bisa menyelesaikan tugas ini lebih awal, kita akan memiliki lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan dan mencapai hasil yang lebih baik.”
• Berikan alasan yang jelas, seperti “Saya meminta bantuan Anda karena saya tahu Anda memiliki keahlian di bidang ini, dan kontribusi Anda sangat berharga bagi kesuksesan proyek ini.”

Dengan memberikan konteks, orang yang menerima permintaan akan lebih memahami dan mungkin akan merespons dengan lebih terbuka karena mereka merasa ada alasan yang sah di balik permintaan tersebut.

Ketiga, Berikan Pilihan dan Kendali

Salah satu penyebab utama permintaan terasa memaksa adalah ketika orang merasa tidak memiliki pilihan. Ketika seseorang diberi pilihan, mereka merasa memiliki kendali atas situasi dan lebih mungkin untuk merespons permintaan tersebut dengan sikap yang lebih positif. Menurut psikologi perilaku yang dibahas oleh Psychology Today (2020), memberikan opsi kepada orang lain dalam sebuah permintaan dapat mengurangi perasaan terpaksa dan meningkatkan keinginan mereka untuk bekerja sama.

Cobalah hal di bawah ini sebagai strateginya:

• Alih-alih mengatakan, “Saya ingin Anda menyelesaikan ini pada hari Rabu,” Anda bisa mengatakan, “Apakah hari Rabu atau Kamis yang lebih cocok bagi Anda untuk menyelesaikan ini?”
• Berikan fleksibilitas dalam cara mereka dapat menanggapi permintaan, seperti, “Jika Anda punya saran lain tentang bagaimana kita bisa menyelesaikan ini lebih cepat, saya akan senang mendengarnya.”

Memberikan pilihan, dapat mengurangi tekanan yang mungkin dirasakan oleh orang lain dan memungkinkan mereka untuk merasa lebih nyaman dalam menanggapi permintaan.

Keempat, Gunakan Pendekatan Empati dan Pertimbangan

Empati adalah kunci untuk membuat permintaan yang tidak terasa memaksa. Memahami situasi dan perspektif orang lain akan membantu dalam membuat permintaan dengan lebih hati-hati. Penelitian dari Gallup (2021) menunjukkan bahwa karyawan dan rekan kerja lebih merespons secara positif terhadap permintaan yang mempertimbangkan kebutuhan dan keterbatasan mereka, dibandingkan dengan permintaan yang hanya mementingkan kebutuhan pemberi perintah.

Lakukan ini untuk solusinya:

• Sebelum membuat permintaan, pikirkan tentang beban kerja atau situasi orang yang akan dimintai bantuan. Misalnya, “Saya tahu Anda sudah sangat sibuk, tapi apakah mungkin bagi Anda untuk membantu saya dengan tugas ini? Saya menghargai setiap waktu yang bisa Anda luangkan.”
• Tunjukkan bahwa kita memahami tantangan yang mungkin mereka hadapi, seperti, “Saya menyadari bahwa deadline ini ketat, dan saya menghargai upaya Anda untuk menyelesaikannya di waktu yang singkat.”

Dengan menunjukkan empati, hal itu membuat permintaan terasa lebih manusiawi dan memperkuat rasa saling menghormati.

Kelima, Beri Ruang untuk Penolakan

Meskipun berharap orang lain akan memenuhi permintaan, penting untuk memberi mereka ruang untuk mengatakan tidak tanpa merasa tertekan. Menurut penelitian dari Journal of Social Psychology (2022), ketika seseorang merasa bahwa mereka dapat menolak tanpa konsekuensi negatif, mereka lebih cenderung menerima permintaan dengan sukarela.

Strategi untuk hal di atas bisa dengan cara:

• Gunakan bahasa yang memberi kesempatan untuk menolak tanpa merasa bersalah, misalnya, “Saya paham jika Anda tidak bisa membantu sekarang, tetapi saya akan sangat menghargai jika Anda bisa meluangkan waktu di kemudian hari.”
• Jangan memberikan ultimatum tapi berikan kebebasan dalam menanggapi permintaan. Contohnya, “Jika ini tidak memungkinkan saat ini, saya sepenuhnya mengerti.”

Dengan memberikan ruang untuk menolak, kita menunjukkan menghargai batasan dan komitmen orang lain, yang membuat mereka merasa lebih nyaman dalam menerima atau menolak permintaan.

Keenam, Berikan Penghargaan atau Pengakuan Terlebih Dahulu

Permintaan akan terasa lebih ringan jika disertai dengan pengakuan terhadap kontribusi sebelumnya atau potensi manfaat bagi penerima permintaan. Menurut penelitian dari MIT Sloan (2021), memberikan penghargaan atau pengakuan kepada seseorang sebelum membuat permintaan meningkatkan kemungkinan permintaan tersebut diterima, karena orang merasa dihargai dan diakui.

Cobalah untuk berstrategi seperti ini:

• Sebelum meminta seseorang melakukan sesuatu, ucapkan terima kasih atas kontribusi mereka sebelumnya. Contohnya, “Terima kasih atas bantuan luar biasa yang Anda berikan minggu lalu. Jika Anda bersedia, saya akan sangat menghargai bantuan Anda sekali lagi dengan proyek ini.”
• Tunjukkan bagaimana mereka akan mendapatkan manfaat dari membantu kita. Misalnya, “Saya percaya keterlibatan Anda dalam proyek ini bisa memberikan pengalaman yang berharga bagi karier Anda.”

Dengan memberikan penghargaan terlebih dahulu, kita menciptakan suasana yang positif dan meningkatkan kemungkinan bahwa permintaan akan diterima dengan baik.

Jadi, membuat permintaan yang tidak terasa memaksa memerlukan pendekatan yang penuh pertimbangan dan empati. Dengan menggunakan bahasa kolaboratif, menjelaskan alasan di balik permintaan, memberikan pilihan, menunjukkan empati, memberi ruang untuk penolakan, dan memberikan penghargaan, kita dapat membuat permintaan dengan cara yang lebih halus dan persuasif.

Penelitian menunjukkan bahwa ketika orang merasa didengar, dihargai, dan memiliki kendali atas keputusan mereka, mereka lebih cenderung merespons secara positif terhadap permintaan. Dengan strategi-strategi ini, kita dapat menjaga hubungan yang baik dengan orang lain sambil memastikan bahwa permintaan tetap efektif dan produktif.

Baca Juga

• 7 Pelajaran Kepemimpinan yang Bisa Dipelajari Pria dari Wanita
• Keuntungan Berinvestasi ORI, Mengapa Anda Harus Mempertimbangkannya?
• Belajar dari Blunder Abidzar, Bagaimana Komunikasi Publik Memengaruhi Branding Film Business Proposal
• Elemen-Elemen Kampanye Cause Marketing yang Efektif di Media Sosial
• 10 Taktik Meluncurkan Produk Menggunakan Media Sosial
• PPM School of Management