Belajar Mendelegasikan Tugas sebagai Manajer Baru

Mendelegasikan tugas merupakan salah satu keterampilan paling penting yang harus dipelajari oleh setiap manajer baru. Banyak orang dipromosikan menjadi manajer karena mereka berhasil dalam pekerjaan sebelumnya, namun begitu masuk ke dalam peran kepemimpinan, mereka harus menerima bahwa tidak bisa (dan seharusnya tidak) melakukan semua pekerjaan sendiri. 

Meskipun ini mungkin terasa berlawanan dengan intuisi, semakin tinggi posisi kita dalam organisasi, semakin sedikit kita terlibat dalam pekerjaan sehari-hari. Sebagai gantinya, kita perlu memiliki pemahaman tentang apa yang terjadi tanpa harus berkontribusi secara langsung pada setiap proyek.

Mengapa manajer baru harus mengubah pola pikir mereka dari “melakukan” ke “mengelola,”? Bagaimana strategi untuk mendelegasikan tugas dengan efektif, berdasarkan penelitian terkini dan tantangan yang relevan? Yuk, simak pembahasannya sebagai berikut:

1. Mengubah Pola Pikir dari “Melakukan” ke “Mengelola”

Langkah pertama dalam belajar mendelegasikan adalah mengubah pola pikir dari pekerja menjadi manajer. Bagi banyak manajer baru, peralihan ini bisa terasa tidak nyaman. Sebelumnya, keberhasilan diukur dari seberapa baik dalam menyelesaikan tugas. Namun, sebagai manajer, keberhasilan akan diukur dari seberapa baik memimpin tim untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Penelitian dari Harvard Business Review (2022) menunjukkan bahwa, 60% manajer baru merasa kesulitan untuk melepaskan kontrol atas tugas-tugas yang sebelumnya menjadi tanggung jawab mereka secara langsung. Mereka merasa bahwa jika tidak terlibat secara langsung, kualitas pekerjaan akan menurun. Namun, sikap seperti ini dapat menyebabkan kelebihan beban kerja dan stres yang tidak perlu.

Strategi untuk menjawab persoalan di atas bisa dengan cara menyadari bahwa tanggung jawab telah berubah. Tugas manajer bukan lagi menyelesaikan pekerjaan secara langsung, namun memastikan bahwa tim memiliki alat dan dukungan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikannya. Selanjutnya adalah menerima bahwa mendelegasikan tugas bukan berarti manajer kehilangan kendali, namun ini adalah cara untuk membangun tim yang lebih mandiri dan efektif. 

Dengan mengadopsi pola pikir baru ini, kita akan lebih mudah mempercayakan pekerjaan kepada anggota tim dan fokus pada tugas-tugas manajerial yang lebih strategis.

2. Kenali Tugas yang Dapat Didelegasikan

Tidak semua tugas harus didelegasikan. Sebagai manajer, penting untuk memahami tugas mana yang harus dilakukan sendiri dan mana yang bisa diserahkan kepada tim. Penelitian dari McKinsey (2021) menemukan bahwa manajer yang mendelegasikan tugas-tugas dengan baik memiliki tim yang lebih produktif dan lebih terlibat. Mereka juga lebih mampu fokus pada tanggung jawab strategis yang lebih besar.

Strateginya bisa melalui cara, pertama mengidentifikasi tugas yang tidak memerlukan keterlibatan langsung dan yang bisa diselesaikan dengan baik oleh anggota tim. Kedua, Memfokuskan waktu pada tugas-tugas yang memerlukan pengambilan keputusan strategis atau penilaian yang hanya dapat dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

Dengan memprioritaskan tugas yang sesuai untuk didelegasikan, kita sebagai manajer dapat membebaskan waktu untuk fokus pada tanggung jawab yang lebih besar.

3. Memahami Kekuatan dan Kelemahan Anggota Tim

Untuk mendelegasikan tugas dengan sukses, kita perlu memahami kekuatan dan kelemahan setiap anggota tim. Dengan memberikan tugas yang sesuai dengan keterampilan dan potensi mereka, kita tidak hanya meningkatkan produktivitas tim, namun juga membantu anggota tim berkembang dalam peran mereka.

Penelitian dari Gallup (2020) menunjukkan bahwa manajer yang memahami keterampilan unik setiap anggota tim cenderung memiliki karyawan yang lebih terlibat dan produktif. Hal ini karena karyawan merasa dihargai dan diberdayakan ketika mereka diberi tugas yang sesuai dengan kekuatan mereka.

Strategi yang bisa diterapkan untuk hal ini adalah melakukan percakapan satu-satu (one on one meeting) dengan setiap anggota tim untuk memahami keterampilan, minat, dan tujuan karir mereka. Berikutnya, serahkan tugas yang memanfaatkan kekuatan mereka, namun juga tantang mereka dengan tugas yang memungkinkan mereka untuk berkembang dan belajar.

Dengan memahami kemampuan individu anggota tim, kita dapat mendelegasikan tugas secara lebih efektif dan memastikan bahwa pekerjaan selesai dengan baik.

4. Memberikan Instruksi yang Jelas dan Mendukung Tim

Saat mendelegasikan tugas, penting untuk memberikan instruksi yang jelas dan memastikan bahwa anggota tim memiliki semua sumber daya yang mereka butuhkan untuk berhasil. Salah satu kesalahan umum yang dilakukan oleh manajer baru adalah mengasumsikan bahwa tim mereka akan tahu persis bagaimana menyelesaikan tugas tanpa panduan yang memadai.

Menurut penelitian dari Society for Human Resource Management (2021), 45% manajer baru mengalami kegagalan dalam delegasi karena tidak memberikan petunjuk yang jelas. Tanpa panduan yang tepat, anggota tim bisa merasa bingung atau tidak yakin tentang bagaimana melanjutkan, yang dapat mengakibatkan hasil yang kurang optimal.

Strategi untuk hal ini adalah dengan cara memastikan bahwa kita sebagai manajer memberikan instruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan batas waktu yang diharapkan. Lalu cobalah untuk bersikap terbuka untuk pertanyaan dan berikan dukungan yang diperlukan selama proses berlangsung.

Dengan memberikan panduan yang tepat, kita membantu tim merasa lebih percaya diri dalam menyelesaikan tugas mereka dan meminimalkan potensi kesalahan.

5. Percaya pada Tim dan Lepaskan Kontrol

Mendelegasikan tugas berarti mempercayakan tanggung jawab kepada anggota tim. Salah satu tantangan terbesar bagi manajer baru adalah melepaskan kontrol dan membiarkan tim bekerja secara mandiri. Penelitian dari Deloitte (2022) menunjukkan bahwa ketika manajer menunjukkan kepercayaan kepada tim mereka, kinerja dan kepuasan kerja anggota tim meningkat secara signifikan.

Jika manajer terus-menerus memeriksa atau mengoreksi pekerjaan anggota tim, mereka mungkin merasa tidak dipercaya dan tidak termotivasi. Ini juga akan membatasi kemampuan mereka untuk tumbuh dan mengembangkan keterampilan mereka.

Strategi yang dapat diambil untuk hal ini adalah percayakan kepada anggota tim untuk menyelesaikan tugas yang telah didelegasikan dan beri mereka ruang untuk bekerja tanpa pengawasan yang berlebihan. Selanjutnya fokus pada hasil akhir, bukan pada bagaimana mereka mencapai tujuan tersebut. Biarkan mereka menemukan cara mereka sendiri untuk menyelesaikan tugas, selama mereka mencapai standar yang diharapkan.

Dengan menunjukkan kepercayaan, kita akan membangun hubungan yang lebih kuat dengan tim dan memberikan mereka kesempatan untuk berkembang.

6. Berikan Umpan Balik dan Pengakuan

Setelah tugas selesai, penting untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan pengakuan atas pekerjaan yang telah dilakukan. Umpan balik membantu anggota tim memahami apa yang telah mereka lakukan dengan baik dan area yang perlu ditingkatkan, sementara pengakuan memperkuat motivasi mereka untuk terus melakukan yang terbaik.

Penelitian dari Forbes (2022) menunjukkan bahwa karyawan yang secara teratur menerima umpan balik dan pengakuan lebih mungkin untuk tetap termotivasi dan meningkatkan kinerja mereka.

Strategi dalam hal ini bisa dilakukan dengan cara meluangkan waktu untuk memberi umpan balik, baik positif maupun konstruktif setelah menyelesaikan suatu tugas. Selanjutnya akui upaya mereka secara publik, jika memungkinkan, untuk memperkuat rasa pencapaian dan motivasi.

Dengan memberikan umpan balik yang konstruktif dan pengakuan, kita tidak hanya membantu meningkatkan kinerja tim, namun juga memperkuat rasa kepemilikan dan tanggung jawab mereka terhadap tugas yang didelegasikan.

Jadi, sebagai manajer baru, belajar mendelegasikan tugas adalah keterampilan yang sangat penting untuk dikuasai. Dengan mengubah pola pikir dari “melakukan” ke “mengelola,” mengenali tugas yang bisa didelegasikan, memahami kekuatan tim, memberikan instruksi yang jelas, mempercayai anggota tim, dan memberikan umpan balik, kita dapat mendelegasikan dengan lebih efektif.

Baca Juga

• Haruskah Sebuah Brand Mempekerjakan Virtual Influencer?
• KPI vs Asesmen Kompetensi: Mana yang Lebih Penting untuk Menilai Kinerja dan Potensi Karyawan?
• Startup Indonesia Tidak Menciptakan Value Creation Yang Baru
• Wajarkah Seorang Eksekutif Meminta Pertimbangan AI?
• Lima Ciri Utama Perusahaan yang Agile
• Panduan Memilih Tes Psikologis dan Asesmen Kompetensi
• Cara Efektif Meningkatkan Kinerja Karyawan dan Organisasi
• Hati-Hati Perangkap Kekuasaan, Ini 5 Hal yang Harus Dihindari Para Pemimpin
• PPM School of Management