Tiga Kunci Rahasia Mengembangkan Kepercayaan Tim Virtual
Banyak tantangan yang dihadapi oleh manajer atau pemimpin dalam memimpin tim virtual. Salah satu tantangan terbesar dan sering ditanyakan ke penulis ketika memfasilitasi kelas-kelas kepemimpinan adalah bagaimana mengembangkan kepercayaan di dalam tim virtual.
Berbeda dengan tim konvensional pada umumnya yang bekerja dalam satu lokasi, sehari-hari tim berinteraksi langsung secara fisik, lebih mudah bagi pemimpin mendapat atau memberikan kepercayaan kepada anggota tim.
Sementara tim virtual, ada beberapa keterbatasan yang dimiliki seperti: minimnya pertemuan secara fisik, gagal menangkap bahasa tubuh, sulit melihat dan mengendalikan secara langsung aktivitas anggota tim, kesulitan membangun hubungan emosional antar sesama tim. Keterbatasan tersebut menyebabkan kepercayaan butuh waktu dan usaha lebih untuk bisa dikembangkan.
Dalam bukunya The Speed of Trust (2013), Stephen M.R Covey menjelaskan bahwa kepercayaan adalah keyakinan dan lawannya kecurigaan. Ketika Anda yakin dengan seseorang, Anda akan yakin dengan kemampuan mereka, yakin dengan integritas dan kejujuran mereka, yakin dengan agenda dan aksi-aksi mereka. Sebaliknya, jika Anda tidak yakin dengan seseorang, Anda akan curiga terhadap kemampuan, kejujuran, integritas, agenda dan rekam jejak mereka.
Bagaimana seorang pemimpin dapat mengembangkan kepercayaan dalam tim virtual?
Penelope S. Greenberg, Ralph H. Greenberg dan Yvonne Lederer Antonucci dalam artikelnya di Harvard Business Review yang berjudul Creating and Sustaining Trust in Virtual Teams menyebutkan, komponen penting tumbuhnya kepercayaan dalam tim virtual yaitu ability, integrity dan benevolence.
Sementara Jack Zenger and Joseph Folkman dalam risetnya mengungkapkan faktor-faktor dalam membangun kepercayaan. Jack Zenger and Joseph Folkman menganalisis data penilaian 360 derajat dari 87.000 pemimpin dan menemukan elemen penting pembangun kepercayaan tim kepada pemimpinnya. Elemen-elemen itu adalah positive relationship, good judgment/expertise dan consistency dalam terbangunnya kepercayaan dalam tim.
Merujuk pada beberapa teori yang penulis pelajari dan beragam pengalaman dalam memimpin tim, penulis meramu tiga kunci rahasia dalam mengembangkan kepercayaan dalam tim virtual. Sebut saja 3K, Keandalan, Keintiman, dan Konsistensi.
Keandalan
Kunci pertama dalam membangun kepercayaan adalah keandalan. Keandalan berarti sejauh mana tim memiliki kemampuan dan kesalingbergantungan dalam mencapai sasaran tim yang telah ditetapkan. Rasa saling percaya yang kuat akan tumbuh dalam tim virtual jika setiap anggota tim dapat saling diandalkan.
Seseorang dapat diandalkan jika dia memiliki kemampuan/keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan serta siap membantu dan bekerja sama dengan orang lain. Dua kemampuan penting yang harus dimiliki oleh anggota tim virtual agar dapat diandalkan adalah keterampilan teknis (technical skill) dan kemampuan kolaborasi (collaboration skill).
Kemampuan teknis yaitu pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara cakap. Sementara kemampuan kolaborasi adalah pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk berinteraksi, berkomunikasi dan bekerja sama secara virtual.
Untuk meningkatkan keandalan tim virtual, pemimpin harus mengetahui terlebih dahulu sejauh mana kemampuan yang dimiliki tim virtualnya. Caranya dengan melakukan asesmen terhadap kompetensi dan kinerja setiap anggota tim virtualnya. Berdasarkan hasil asesmen, pemimpin dapat merencanakan pengembangan kemampuan yang dirasa kurang dan perlu ditingkatkan untuk setiap anggota tim.
Pemimpin juga harus mampu mengomunikasikan secara jelas dan mudah dipahami terkait apa yang benar-benar diharapkan dari timnya. Sebisa mungkin menutup peluang adanya kesalahpahaman. Dan hindari ruang untuk berasumsi dan berinterpretasi sendiri-sendiri. Jika diperlukan, berilah contoh nyata bagaimana seharusnya mereka bekerja atau menyelesaikan sesuatu. Kecepatan dan ketepatan anggota tim memahami apa yang diharapkan pemimpin akan mempercepat kurva pembelajaran mereka yang berdampak pada peningkatan kemampuan mereka.
Pada akhirnya mengandalkan adalah tentang memberikan keyakinan kepada orang lain bahwa mereka pasti bisa melakukan apa yang pemimpin harapkan. Seberapa pun besarnya tingkat keyakinan pemimpin pada kemampuan anggota tim saat ini, maka mulailah berani memberikan kepercayaan pada mereka. Ketika mereka dipercaya, pikiran mereka akan positif, jiwa mereka merasa bermakna. Mereka akan berusaha untuk membuktikan sekuat tenaga, bahwa Anda tidak salah mengandalkannya.
Keintiman
Kunci kedua adalah keintiman, yang berarti sejauh mana ikatan atau hubungan emosional terbentuk di antara anggota tim virtual. Keintiman merupakan hasil hubungan timbal balik antara pemimpin dengan anggota timnya dan antar sesama anggota tim.
Keterhubungan emosional dapat ditandai dengan adanya perasaan bersama sebagai satu kesatuan, perasaan saling terhubung satu sama lain, perasaan memiliki kerentanan dan masalah bersama, perasaan saling mengasihi dan mendukung, perasaan susah dan senang bersama. Semakin kuat keterhubungan emosional maka semakin kuat pula kepercayaan yang tumbuh di tim virtual.
Ciri-ciri tim virtual Anda memiliki keintiman emosional yang kuat dapat terlihat dengan hadirnya perilaku-perilaku berikut ini :
- Membagikan dan menceritakan masalah yang sedang dihadapi satu sama lain
- Meminta dan berbagi saran atau solusi satu sama lain
- Memiliki waktu bersama untuk mendiskusikan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan atau sekedar ngobrol hal-hal di luar pekerjaan.
- Memiliki keterbukaan dan kejujuran satu sama lain
- Memiliki empati antara anggota tim satu sama lain
Untuk meningkatkan keintiman tim virtual, pemimpin dapat melakukan hal-hal berikut sebagaimana disarankan oleh Jack Zenger and Joseph Folkman :
- Tetap terhubung dengan masalah dan kekhawatiran anggota tim.
- Seimbangkan hasil dengan perhatian pada anggota tim.
- Ciptakan kerja sama di antara anggota tim.
- Selesaikan konflik dalam anggota tim.
- Berikan umpan balik yang jujur kepada anggota tim dengan niat membantunya menjadi lebih baik.
Secara taktis, pemimpin dapat melakukan aksi-aksi sederhana berikut ini dalam menumbuhkan keintiman tim virtualnya. Pertama, buatlah pertemuan rutin dengan anggota tim untuk meningkatkan hubungan emosional. Jika dibutuhkan, sesekali dilakukan secara tatap muka. Kedua, sisipkanlah agenda pencair suasana untuk mengakrabkan dalam setiap pertemuan.
Ketiga, sediakan waktu untuk membahas hal-hal yang lebih personal di luar topik pekerjaan seperti keluarga, hobi, agenda liburan, dan obrolan ringan lainnya. Keempat, teruslah berkomunikasi dengan anggota tim. Jangan tunggu ada agenda formal atau ada masalah baru berkomunikasi.
Kelima, sapalah setiap anggota tim secara periodik walaupun hanya untuk memberikan kata-kata semangat di awal pekan. Keenam, dengarkanlah keluhan dan kerentanan anggota tim. Berempatilah dan berikan dukungan kepada mereka.
Ketujuh, luangkan waktu untuk melakukan pertemuan satu per satu dengan setiap anggota tim (one on one meeting/coaching). Tujuannya untuk memberikan umpan balik secara jujur dan mendiskusikan suatu isu yang mungkin tidak bisa dibicarakan dalam pertemuan dengan seluruh anggota tim. Terakhir, jagalah pikiran dan sikap agar selalu tetap positif kepada anggota tim. Pikiran dan sikap positif akan menular kepada tim.
Konsistensi
Kunci terakhir untuk membangun kepercayaan dalam tim adalah Konsintensi. Berarti sejauh mana tim melakukan apa yang telah dikatakan, dijanjikan, dan disepakati bersama. Pada kunci ini, baik pemimpin dan anggota tim sama-sama berkomitmen untuk melakukan apa yang mereka katakan.
Faktor utama dalam menghadirkan kepercayaan tinggi dalam tim virtual adalah keteladanan pemimpin. Pemimpin harus mampu menjadi contoh yang baik, menepati janjinya, melakukan apa yang dikatakan dan diajarkan, serta bersedia melakukan bahkan melampui apa yang perlu dilakukan.
Setelah pemimpin dapat menjadi teladan, berikutnya pemimpin dapat mendorong anggota tim untuk menghargai komitmen dan menjalani peran serta menyelesaikan tanggung jawabnya masing-masing. Konsistensi akan memberikan energi kepercayaan bagi tim virtual mencapai sasaran dan tujuannya.
Kepercayaan ibarat lem atau bahan perekat. Semakin kuat kepercayaan yang tumbuh dalam tim maka semakin kuat dan solid ikatan sebuah tim. Sebaliknya, semakin lemah kepercayaan, tim akan mudah terurai dan tercerai-berai.
Kepercayaan memegang peran sangat penting dalam membangun soliditas dan efektivitas tim virtual. Besarnya kebutuhan tim virtual akan kepercayaan dalam merekatkan anggota tim, melebihi kebutuhan tim konvensional (satu lokasi) pada umumnya.
Demikian tiga kunci rahasia dalam mengembangkan kepercayaan dalam tim virtual. Semoga Anda mampu mengembangkan kepercayaan dalam tim virtual.
Sukses selalu, selamat Mencoba!
*Tulisan ini dimuat di SWA Online
