Antisipasi Tiga “MU” Saat Merger Posisi

Bagai mantra sakti, efisiensi banyak dirapal oleh pelaku bisnis agar mampu bertahan saat kondisi sulit seperti pandemi ini. Pendapatan yang menurun tajam dan ketidakpastian masa depan menuntut adanya program penghematan di segala bidang.

Sumber daya manusia sebagai salah satu pos biaya terbesar tentu menjadi sasaran tembak prioritas. Kebijakan menunda regenerasi pegawai yang pensiun atau bahkan yang lebih drastis seperti mengurangi jumlah karyawan menjadi pilihan tidak terelakkan bagi sebagian perusahaan. Dengan konfigurasi tenaga kerja yang lebih ramping, perusahaan berharap mencapai tingkat efisiensi yang dibutuhkan untuk menyintas krisis.

Program efisiensi yang hanya berpatokan pada target keuangan kerap kali mengabaikan sisi operasional. Pengurangan karyawan akan berdampak pada pengalihan tanggung jawab pekerjaan dari mereka yang keluar kepada yang tersisa di dalam. Penggabungan dua atau lebih jabatan yang berbeda, alih tanggung jawab dan multi-penugasan adalah bentuk mitigasi yang umum, namun bukan tanpa kritik. Alih-alih menjadi efisien, respons tersebut dapat menciptakan muri di tempat kerja.

Muri adalah istilah dalam konsep lean untuk situasi di mana sumber daya dituntut bekerja melebihi kapasitas normal. karyawan berdampak adanya pengalihan tanggung jawab. Keterpaksaan ini dapat memicu terjadinya berbagai kesalahan ketika melaksanakan pekerjaan.

Beban kerja yang berlebih juga berpotensi menimbulkan masalah kesehatan bagi pelaksana. Pada akhirnya proses bisnis menjadi terhambat, biaya operasi meningkat, kualitas produk atau jasa akhir menurun dan kepuasan pelanggan dipertaruhkan. Adalah hal yang ironis bila, akibat muri, upaya penyehatan malah membuat sakit memburuk.

Pengalihan tanggung jawab dari karyawan yang berhenti atau diberhentikan mungkin tidak berlaku seragam di seluruh bagian. Program pengurangan pegawai bisa saja hanya fokus pada beberapa unit kerja. Fungsi dari posisi-posisi yang kosong kemudian digabungkan ke dalam jabatan yang dinilai paling dekat hubungannya, atau kepada individu yang dipandang cakap walaupun tidak ada hubungan pekerjaan.

Strategi ini akan menimbulkan beban kerja berlebih pada sebagian orang saja. Pengalihan beban kerja juga mungkin dilakukan sedemikian rupa sehingga penanggung jawab yang baru tidak sepanjang waktu menghadapi tumpukan tugas. Ada saat di mana waktu terasa lengang, dan saat lain sebaliknya. Pola semacam itu dapat menciptakan mura di tempat kerja.

Dalam konsep lean, mura adalah kondisi ketidakseimbangan. Keadaan di mana pekerjaan terkadang banyak dan terkadang sedikit merupakan contoh ketidakseimbangan, demikian pula hanya dengan pembagian beban kerja yang tidak merata antar pemegang jabatan.

Mura berdampak negatif karena ritme yang tidak stabil cenderung membuat kualitas hasil bervariasi. Di samping itu, waktu pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih lama dan utilisasi sumber daya tidak optimal. Alokasi beban kerja yang jomplang antar personil juga mengancam kerjasama kelompok. Masalah-masalah demikian dapat berujung pada penurunan produktivitas dan daya saing perusahaan.

Untuk menghindari terjadinya muri dan mura, maka proses pengalihan tanggung jawab pekerjaan harus disertai dengan analisis beban kerja. Evaluasi secara saksama mesti dilakukan terhadap posisi atau tanggung jawab yang akan disatukan, untuk mengidentifikasi ragam kegiatan yang perlu diperbuat beserta volume dan tuntutan waktunya.

Analisis kemudian dilanjutkan dengan penghitungan yang obyektif atas beban kerja yang ditimbulkan dan kebutuhan personilnya. Lebih jauh lagi, proses ini dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi melalui pengatasan muda, yang mungkin tanpa disadari telah terjadi.

Muda adalah kondisi di mana terjadi pemborosan atau kesia-siaan. Muda dapat hadir dengan berbagai rupa dan seringkali luput dari pandangan mata. Analisis beban kerja bisa digunakan untuk mengidentifikasi pemborosan berupa kegiatan-kegiatan yang tidak dibutuhkan dalam proses menghasilkan keluaran sesuai standar pengguna.

Pembahasan mendetail perlu dilakukan pada setiap kegiatan untuk memastikan bahwa keberadaannya memang krusial bagi penciptaan nilai, bukan sekadar mengikuti kebiasaan yang telah menahun.

Muda juga mungkin berbentuk cara kerja yang tidak efektif dan efisien, walaupun kegiatannya sendiri penting. Agar mampu mendeteksi dan memperbaiki pemborosan semacam itu, maka proses analisis beban kerja dapat diperdalam dengan evaluasi dan perbaikan terhadap metode atau prosedur kerja.

Bila kedua tipe pemborosan tersebut bisa dihilangkan, maka beban kerja pada posisi atau tanggung jawab yang digabungkan akan menjadi lebih sederhana. Bahkan, bukan tidak mungkin hasil analisis kemudian menyimpulkan bahwa sudah sepantasnya suatu jabatan atau pekerjaan dihilangkan karena sama sekali tidak memberikan nilai tambah. Eliminasi terhadap muda saat proses pengalihan atau penyatuan tanggung jawab akan memperkecil potensi munculnya muri dan mura.

Proses identifikasi dan eliminasi terhadap pemborosan juga dapat diperluas ke posisi-posisi lain yang tidak mengalami penyatuan atau pelimpahan tanggung jawab. Muda dapat terjadi pada setiap jabatan sebagai akibat bertaklid pada yang biasa berlaku tanpa mengkaji faedah dan mudaratnya. Lebih baik lagi apabila peluang efisiensi melalui eliminasi muda pada bidang-bidang lain dieksploitasi terlebih dahulu sebelum mengambil keputusan untuk mengurangi jumlah karyawan.

Konsep lean menyampaikan bahwa eliminasi muda, muri dan mura pada proses operasi akan membawa ke tingkat kinerja yang unggul termasuk biaya. Pemborosan pada proses operasi dapat berupa sediaan material atau produk jadi yang terlalu banyak. Contoh lain adalah kualitas produk yang jauh di bawah standar sehingga ada material yang terbuang atau ada pekerjaan yang harus diulang.

Demikan pula, kualitas produk yang jauh di atas kemampuan membayar pelanggan termasuk dalam kategori muda karena menghamburkan penggunaan sumber daya yang terbatas. Perbaikan pada hal-hal tersebut memberikan penghematan yang signifikan. Bila tingkat efisiensi yang dicapai cukup tinggi, maka mungkin perusahaan tidak perlu memberhentikan sebagian anggota organisasi.

Mantra sakti efisiensi memang mampu membawa perusahaan bertahan di saat krisis, namun upaya yang keliru untuk mencapainya dapat menjadi kontra produktif. Bila tidak ada lagi peluang penghematan di bidang lain, maka pengurangan pegawai mungkin menjadi pil pahit yang harus ditelan oleh sebagian perusahaan. Kebijakan tersebut lazim diikuti dengan pengalihan tanggung jawab pekerjaan atau penyatuan posisi jabatan. Risiko terjadinya muri dan mura pada situasi semacam ini harus disadari dan diantisipasi. Analisis beban kerja yang dilengkapi dengan identifikasi dan eliminasi terhadap muda dapat menjadi bentuk tirakat yang tepat.

*Tulisan ini dimuat di SWA Online