5 Tanda Bahwa Sesi One-on-One Tidak Berfungsi Optimal

Pertemuan one-on-one adalah alat yang sangat berharga bagi pemimpin untuk membangun hubungan yang kuat, memberikan umpan balik, dan memastikan bahwa tim berkembang dengan baik. Namun, ketika pertemuan ini tidak lagi berfungsi sebagaimana mestinya, penting untuk segera melakukan perubahan.

Pertemuan one-on-one adalah salah satu alat paling penting yang dimiliki seorang pemimpin untuk membangun hubungan yang kuat dengan tim, memberikan umpan balik, dan mendiskusikan kemajuan. Meskipun pertemuan ini banyak manfaatnya, tidak jarang sesi one-on-one menjadi kurang efektif atau bahkan kehilangan potensinya. Sesi one-on-one yang tidak berjalan dengan baik dapat menjadi tanda bahwa ada sesuatu yang perlu diperbaiki.

Berikut adalah lima tanda bahwa sesi one-on-one Anda mungkin tidak berfungsi seperti seharusnya, serta beberapa cara untuk membuatnya kembali bermanfaat dan produktif.

1. Anda Tidak Ingin Pergi ke Pertemuan

Ketika Anda merasa enggan atau tidak bersemangat menghadiri sesi one-on-one dengan anggota tim, ini merupakan tanda jelas bahwa ada sesuatu yang tidak berfungsi. Pertemuan one-on-one seharusnya menjadi waktu yang Anda nantikan untuk terhubung dengan tim, mendiskusikan kemajuan, dan mengatasi masalah bersama-sama.

Hal ini bisa terjadi karena perasaan enggan ini mungkin muncul karena pertemuan tersebut telah berubah menjadi rutinitas yang membosankan, tanpa topik baru atau percakapan yang bermakna, atau mungkin Anda merasa bahwa pertemuan ini tidak memberikan nilai yang cukup baik bagi Anda atau tim Anda. Kalau sudah begini bagaimana cara mengatasinya? Mari ubah agenda pertemuan. Coba untuk memperbarui agenda pertemuan dengan topik-topik yang lebih relevan. Diskusikan tantangan terkini, peluang pengembangan, atau proyek yang sedang berlangsung. Pastikan bahwa setiap pertemuan memiliki tujuan yang jelas dan berarti.

Kemudian mintalah masukan dari tim. Tanyakan kepada anggota tim apa yang mereka harapkan dari sesi one-on-one dan bagaimana pertemuan ini bisa lebih bermanfaat bagi mereka. Ini akan membantu Anda dalam merancang pertemuan yang lebih berfokus pada kebutuhan mereka. Lalu ciptakanlah lingkungan yang positif. Pastikan bahwa sesi one-on-one bukan sekadar tentang pekerjaan, namun juga tentang membangun hubungan. Luangkan waktu untuk berbicara tentang minat pribadi atau perkembangan mereka di luar pekerjaan.

2. Pertemuan Selalu Melebihi Waktu yang Dijadwalkan

Jika Anda sering kali kehabisan waktu selama sesi one-on-one, ini mungkin menunjukkan bahwa Anda tidak mengelola waktu dengan baik atau ada terlalu banyak topik yang dibahas dalam satu pertemuan. Pertemuan yang berlarut-larut bisa disebabkan oleh kurangnya fokus atau agenda yang terlalu penuh. Anda mungkin mencoba untuk mencakup terlalu banyak hal dalam satu pertemuan, atau pertemuan tersebut mungkin tersesat dalam diskusi yang tidak relevan.

Solusinya adalah dengan membuat agenda yang spesifik. Sebelum pertemuan, buat agenda yang jelas dan spesifik tentang apa yang akan dibahas. Batasi jumlah topik untuk memastikan setiap topik mendapat perhatian yang cukup tanpa harus memperpanjang pertemuan.

Lalu kelolalah waktu dengan ketat, tetapkan waktu untuk setiap poin agenda dan patuhi jadwal tersebut. Jika ada topik yang membutuhkan diskusi lebih lanjut, pertimbangkan untuk menjadwalkan pertemuan tambahan atau tindak lanjut. Kemudian Anda bisa prioritaskan topik penting. Fokuskan pertemuan pada topik yang paling penting dan relevan untuk saat ini. Jangan takut untuk menunda diskusi tentang topik yang kurang mendesak ke pertemuan berikutnya.

3. Anda Tidak Dapat Mengisi Waktu Pertemuan

Di sisi lain, jika Anda menemukan bahwa Anda kesulitan untuk mengisi waktu selama sesi one-on-one, ini mungkin menandakan bahwa pertemuan Anda tidak memiliki cukup substansi atau arah. Kurangnya konten dalam pertemuan mungkin disebabkan oleh kurangnya persiapan, tidak ada topik penting yang perlu dibahas, atau karyawan merasa tidak nyaman untuk mengungkapkan masalah atau ide mereka.

Cara mengatasi hal ini dengan melakukan persiapan yang lebih baik. Luangkan waktu sebelum pertemuan untuk memikirkan topik yang relevan, tantangan yang dihadapi karyawan, dan umpan balik yang ingin Anda berikan. Anda juga bisa meminta karyawan untuk mempersiapkan topik yang ingin mereka bahas. Jadikan pertemuan lebih interaktif dengan mendorong karyawan untuk lebih aktif dalam pertemuan dengan mengajukan pertanyaan, meminta pendapat mereka, atau mendiskusikan proyek-proyek yang sedang mereka kerjakan.

Selanjutnya, gunakan alat penilaian kinerja. Jika Anda kekurangan topik, pertimbangkan untuk menggunakan alat penilaian kinerja sebagai bahan diskusi. Ini bisa mencakup ulasan kinerja bulanan, penetapan tujuan, atau refleksi pada pencapaian dan area untuk perbaikan.

4. Anda Selalu Meninggalkan Pertemuan dengan Perasaan Kecewa

Jika Anda meninggalkan sesi one-on-one dengan perasaan tidak puas atau kecewa, ini adalah tanda bahwa pertemuan tersebut tidak memenuhi harapan Anda atau tidak mencapai tujuan yang diinginkan. Perasaan kecewa ini bisa terjadi jika pertemuan tidak memberikan hasil yang jelas atau jika ada masalah yang tidak terselesaikan. Mungkin juga karena pertemuan tersebut tidak memberikan nilai yang diharapkan, baik bagi Anda maupun bagi tim.

Untuk hal ini cara mengatasinya dengan membuat evaluasi tujuan pertemuan. Tinjau kembali tujuan dari sesi one-on-one dan pastikan bahwa setiap pertemuan dirancang untuk mencapai tujuan tersebut. Apakah Anda ingin memberikan umpan balik, mendiskusikan pengembangan, atau memecahkan masalah? Pastikan bahwa pertemuan tersebut selalu mengarah ke hasil yang diinginkan.

Kalau sudah, akhiri setiap pertemuan dengan menetapkan tindakan lanjutan yang spesifik dan dapat diukur. Ini akan memberikan perasaan kemajuan dan arah yang jelas bagi pertemuan berikutnya. Lalu lakukan refleksi bersama setelah beberapa sesi, luangkan waktu untuk refleksi bersama tim tentang bagaimana pertemuan ini berjalan dan apakah ada cara untuk meningkatkannya. Ini membantu memastikan bahwa pertemuan terus berkembang dan memberikan manfaat.

5. Anda dan Tim Seringkali Terjebak di Layar Kedua

Jika Anda atau tim Anda sering kali teralihkan oleh layar kedua (seperti ponsel atau komputer) selama sesi one-on-one, ini menunjukkan kurangnya keterlibatan dan fokus. Penggunaan layar kedua selama pertemuan bisa menandakan bahwa pertemuan tidak menarik perhatian penuh atau bahwa ada masalah dalam menjaga fokus. Ini juga bisa menjadi tanda kurangnya rasa hormat terhadap waktu satu sama lain.

Mari terapkan aturan tanpa layar. Sepakati dengan tim bahwa selama sesi one-on-one, semua perangkat elektronik disingkirkan kecuali benar-benar diperlukan untuk pertemuan tersebut. Ini membantu menjaga fokus dan memastikan bahwa pertemuan adalah waktu yang berkualitas.

Lalu ciptakanlah lingkungan yang kondusif, pastikan pertemuan berlangsung di lingkungan yang bebas dari gangguan dan memungkinkan percakapan yang mendalam. Ini bisa berarti memilih tempat yang tenang atau mematikan notifikasi selama pertemuan. Terakhir, jadikan pertemuan lebih menarik dengan membuatnya lebih dinamis menggunakan alat bantu visual, brainstorming ide-ide baru, atau melibatkan karyawan dalam diskusi yang lebih interaktif.

Dengan mengenali tanda-tanda bahwa sesi one-on-one Anda tidak berfungsi, seperti rasa enggan untuk hadir, pertemuan yang melebihi waktu, kurangnya konten, perasaan kecewa, atau kurangnya keterlibatan. Anda dapat mengambil langkah-langkah konkret untuk memperbaikinya. Melakukan persiapan yang lebih baik, menciptakan lingkungan yang kondusif, dan memastikan bahwa setiap pertemuan berfokus pada pertumbuhan dan perkembangan, Anda dapat mengubah sesi one-on-one menjadi momen yang produktif dan bermakna bagi Anda dan tim.

Selamat menikmati sesi one-on-one!

Baca Juga

• Tips Cerdas Memilih Emas sebagai Sarana Investasi
• Ikuti 3 Cara Ini, Jadikan Tim Lebih Kuat dan Berujung Sukses
• Mengadopsi Kearifan Pertempuran Thermopylae: Rencana Strategis Jangka Panjang untuk Keberhasilan Perusahaan
• 4 Jenis Konflik dalam Tim dan Cara Penyelesaiannya
• Pemimpin “Micromanage” VS Pemimpin “Hands-off”
• Latar Belakang Pentingnya Sustainability bagi Perusahaan
• Kepemimpinan dari Paling Bawah
• Menciptakan Budaya Kerja Positif dengan Respectful Workplace Policy
• PPM School of Management