Scope Creep, (Benarkah) Sebuah Mimpi Buruk

Hal pertama yang dapat dilakukan adalah berupaya memahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan pemilik proyek. Jika diperlukan, susun pertemuan berulang kali untuk mengkonfirmasi sasaran.

DIYAH RATNA FAUZIANA
Odoo image and text block


Oleh: Diyah Ratna Fauziana Trainer, Executive Development Services - PPM Manajemen


*Tulisan ini dimuat di Majalah Sindo Weekly No. 38 Th VI 20-26 Nov p.82

Setiap organisasi, di era serbamutakhir serbadigital ini, selalu berupaya cepat beradaptasi guna memenangkan persaingan dalam industri, atau bahkan semata-mata hanya untuk bertahan hidup.

Sasaran proyek dilukiskan sebagai sudut-sudut segitiga keramat, yaitu time, cost, dan performance. Ini menjadi ukuran kinerja proyek dan sebagai acuan pengukuran kinerja seorang manajer proyek.

Seperti hidup yang tidak mudah ditebak, begitu pula dengan jalannya suatu proyek. Eksekusinya tidaklah semudah menjalankan daftar aktivitas.  Ada saja tantangan yang mengganggu mulusnya laju pelaksanaan proyek. Yang paling sering terjadi adalah melebarnya ruang lingkup proyek, atau biasa dikenal dengan Scope Creep.

Scope Creep yang diangkat dari Project Management Body of Knowledge (Project Management Institute, 2015) adalah perluasan ruang lingkup produk atau proyek yang tidak terkendali tanpa adanya penyesuaian pada faktor waktu, biaya, dan sumber daya awal sesuai rencana semula.

Perluasan ruang lingkup dapat berdampak pada tiga faktor keramat dalam proyek (time, cost dan performance). Proyek berisiko overrun, baik dalam segi waktu maupun biaya. Yang menanggungnya tentu saja pelaksana proyek, karena alpanya penyesuaian sasaran proyek yang disepakati melalui dokumen permintaan perubahan (change order) dalam pengelolaan perubahan dalam pelaksanaan proyek.

Hal ini membuat kinerja proyek menjadi mimpi buruk bagi para manajer proyek. Sebab, Scope Creep dapat berdampak pada buruknya kinerja proyek. Berdasarkan beberapa riset yang dilakukan, ada beberapa penyebab Scope Creep. Beberapa yang utama adalah, pertama, pihak manajemen atas (project sponsor) terkadang tidak mau ikut campur dalam pengambilan keputusan dalam proyek sehingga anggota tim proyek mengambil keputusannya sendiri. Kedua, prosedur permintaan perubahan dalam pelaksanaan proyek terlalu sulit atau berbelit-belit. Ketiga, tim proyek memiliki keinginan untuk memberikan layanan atau nilai yang melebihi ekspektasi pemilik proyek. Terakhir, kurangnya pemahaman atas apa yang diinginkan dan dibutuhkan pemilik proyek terkait sasaran proyek yang terdiri dari project output, project outcome dan project impact dalam jangka panjang.

Untuk itu, ada beberapa tips yang dapat diambil sebagai tindakan pencegahan terjadinya Scope Creep dalam suatu proyek. Yang perlu dilenyapkan atau dikurangi adalah peluang terjadinya penyebab Scope Creep. Tidak mudah memang, tetapi sebagai seorang manajer proyek, ibarat konduktor sebuah orkestra, Anda harus mampu mengawal pelantunan sonata hingga usai. Jika harmoni yang diinginkan si penciptanya hadir di sana, sang konduktor dianggap berhasil. Dalam proyek, yang wajib diperjuangkan adalah tercapainya sasaran proyek itu sendiri, no more no less.

Hal pertama yang dapat dilakukan adalah berupaya memahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan pemilik proyek. Jika diperlukan, susun pertemuan berulang kali untuk mengonfirmasi sasaran. Persetujuan atau kesepakatan kedua belah pihak harus dituangkan ke dalam dokumen kontrak yang jelas dan ditandatangani kedua belah pihak.

Berikutnya, selalu libatkan anggota tim proyek dalam menyusun ruang lingkup proyek, terutama beberapa anggota yang akan bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek. Menyiapkan alternatif rencana jika terjadi perubahan pelaksanaan proyek juga merupakan hal yang penting dilakukan pada fase perencanaan proyek. Hal ini termasuk ke dalam perencanaan risiko proyek yang berujung pada disusunnya Contingency Plan sebagai alternatif rencana. 

Selanjutnya, tetaplah melakukan komunikasi dalam tim secara persisten dan terdokumentasi. Terakhir, plan for the best but prepare for the worst. Bersiaplah untuk menerima kunjungan Scope Creep pada eksekusi proyek.

Selama manajer proyek seperti Anda mampu membangun tim yang solid, lancar berkomunikasi dan memiliki kemampuan dan kemauan untuk bekerja sama mencapai sasaran proyek, tentu Scope Creep bukan lagi menjadi ancaman ataupun mimpi buruk bagi setiap manajer proyek.