Operations Excellence Perlu Dukungan Eksekusi

Operations Excellence tidak mungkin dicapai tanpa eksekusi yang baik. Tanpa eksekusi, maka rencana kerja tersebut tidak pernah dijalankan sesuai waktunya.

RICKY VIRONA MARTONO
Odoo image and text block

 

Oleh: Ricky Virona Martono – Kepala Departemen Keahlian Manajemen Operasional - PPM Manajemen


*Tulisan ini dimuat di Majalah BUMN Track No. 132, Tahun XII, Januari 2019, p. 48-49

Semua organisasi dan perusahaan bidang manufaktur maupun servis, perlu menjamin dan meningkatkan kapabilitas operasinya demi mencapai proses yang sempurna dalam menyediakan barang dan jasa terbaik bagi konsumen (internal maupun eksternal). Contohnya: seorang operator mesin harus menghasilkan produk berkualitas sesuai harapan konsumen; seorang pramuniaga harus menampilkan kemampuan menjual dan memiliki product knowledge untuk meyakinkan konsumen. Nah, bagaimana mempersiapkan dan menjamin mereka akan selalu menghasilkan output yang baik setiap saat dengan pengawasan minimum? Jawabannya adalah prinsip operations excellence dalam proses membuat produk maupun menjual produk.

Operations excellence diartikan sebagai proses yang melibatkan semua orang di dalam organisasi untuk fokus pada tujuan memaksimalkan value yang disampaikan kepada konsumen (Sutton, 2012). Excellence di sini bukan berarti kesempurnaan, karena kesempurnaan adalah hal yang tidak mungkin dicapai manusia sebagai makhluk.

Jika ada proses yang selalu menghasilkan output yang baik, maka pertahankan! Jika ada proses yang salah, maka orang dan tim yang bertanggungjawab terhadap proses tersebut segera memperbaiki yang salah.

Fujio Cho, Vice President Toyota Motor Corporation mengatakan “Kami memperoleh hasil yang menakjubkan dari karyawan yang biasa-biasa saja dalam mengelola proses yang sempurna. Kami mengamati bahwa para pesaing kami memperoleh hasil yang biasa aja, bahkan lebih buruk dari karyawan yang pintar mengelola proses yang buruk.”

Intinya adalah, proses yang baik dan sistem berjalan baik. Semua karyawan menjaga dan bertanggungjawab terhadap jalannya sistem di perusahaan, termasuk sistem menghasilkan barang atau jasa, sistem perekrutan karyawan, sistem menanggapi keluhan konsumen, sistem keuangan dan akuntansi yang disiplin, dan lain sebagainya.

Prinsip operations excellence diterapkan pada semua organisasi dan perusahaan kecil dan besar, dan pada kondisi perekonomian yang baik maupun saat krisis. Berikut adalah langkah-langkah mencapai operations excellence:

1. Pemenuhan kebutuhan konsumen. Tujuan utama perusahan adalah memenuhi kebutuhan konsumen internal dan eksternalnya, sehingga muncul ikatan emosional, yang pada akhirnya meningkatkan reputasi dan keuntungan perusahaan.

2.   Arahan dan pengembangan dari pemimpin. Tujuan perusahaan harus dimulai dari komitmen dan pemahaman pemimpin akan budaya, tujuan, kelebihan, dan kekurangan organisasi. Pemimpin menyampaikan semua ini kepada seluruh karyawan pada setiap level, sehingga semua karyawan memahami budaya dan visi perusahaan, serta makna tugas karyawan bagi keberhasilan perusahaan.

3. Pemberdayaan karyawan yang efektif. Karyawan ditempatkan sesuai keahliannya yang mendukung perusahaan, sekaligus ditempatkan di bawah pemimpin yang mampu memgembangkan kemampuan karyawan.

4.   Menciptakan value yang fokus pada proses dan inovasi. Jika prosesnya benar, maka hasilnya benar. Jika hasilnya salah, pasti ada proses yang salah dikerjakan. Jika proses internal sudah benar, perusahaan memikirkan bagaimana bersaing dengan kompetitornya melalui inovasi proses kerja, inovasi produk dan jasa yang dihasilkan, dan karyawan harus diberi ruang dan media untuk menuangkan inovasinya bagi kemajuan perusahaan.

5. Tanggungjawab mencapai hasil yang positif. Setiap individu memiliki tanggung jawab menyelesaikan pekerjaannya sesuai kebutuhan konsumen menurut batas waktu penyelesaiannya tanpa harus diperintah dan dengan pengawasan minimal dari atasan. Setiap individu secara sadar melaporkan perkembangan hasil pekerjaannya.

Michael Tincher dalam Guide to World Class Manufacturing, berikut adalah beberapa karakteristik organisasi yang disebut excellence:

1.  Keyakinan akan komitmen karyawan terhadap perannya di organisasi, serta tersedia pelatihan bagi pengembangan kemampuan karyawan.

2.  Perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement). Setiap proses harus dilakukan lebih baik dari sebelumnya.

3.  Dedikasi untuk mencapai kualitas yang superior dan pelayanan kepada pelanggan yang luar biasa.

4.  Integrasi penerapan teknologi dan inovasi di dalam proses bisnis untuk mencapai hasil yang positif. Salah satu contoh adalah teknologi mampu mengagregat data dengan cepat dan perhitungan akurat untuk disampaikan kepada perusahaan. Namun, pengambilan keputusan tetap di tangan manusia.

Penghubung antara prinsip operations excellence dengan hasil yang diperoleh adalah kemampuan organisasi dalam mengeksekusi. Pengetahuan dan keterampilan operations excellence dapat dipelajari dan dipahami semua perusahaan, sedangkan yang membedakan keberhasilan organisasi/perusahaan dengan pesaingnya adalah kemampuan untuk mengeksekusi (melaksanakan) prinsip operations excellence. Eksekusi adalah keilmuan dalam rangka mendorong sesuatu (pekerjaan) berjalan (Bossidy dan Charan, 2009).

“Operations Excellence tidak mungkin dicapai tanpa eksekusi yang baik. Tanpa eksekusi, maka rencana kerja tersebut tidak pernah dijalankan sesuai waktunya.” Untuk itu, pemimpin harus terlibat secara personal dan mendalam dengan karyawan dan proses bisnis perusahaan.

Prinsip eksekusi adalah Right PEOPLE focus on Right DETAILS at the RIGHT TIME (Bossidy dan Charan, 2009). Right People maksudnya adalah karyawan direkrut sesuai kebutuhan organisasi, memiliki keinginan belajar dan maju, serta tingkat inisiatif yang tinggi. Jika salah satu dari ketiga ini tidak nampak atau hanya nampak ‘sedikit’, artinya organisasi memperoleh input yang buruk. Karyawan ditempatkan pada divisi yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya untuk menyelesaikan tanggungjawabnya. Ketiga kriteria tadi adalah soft skill yang dibutuhkan untuk menjamin eksekusi yang baik.

Right Details,  berarti setiap orang fokus pada tujuan perusahaan dengan menjamin bahwa tidak ada satu pun detil pekerjaan terlewatkan dan terabaikan. Fokus pada yang detil bukan berarti tidak ada waktu tersisa untuk memikirkan hal besar, namun semua orang menjamin bahwa peraturan, cara kerja, bahkan keluhan pelanggan yang paling kecil pun harus segera ditangani sesuai dengan tingkat tanggungjawab setiap orang.

Right Time, berarti bahwa setiap proses dilaksanakan dan dikontrol oleh setiap level di organisasi sesuai waktu dan keperluannya masing-masing. Setiap karyawan, supervisor, manajer, sampai level direksi memiliki besaran tanggungjawab yang harus dikontrol dan apa yang harus dilaporkan ke level di atasnya. Direksi pun sesekali pada waktu yang tepat harus turun ke bawah dan memantau secara detil apa yang dikerjakan timnya.

Langkah akhir dari eksekusi adalah reward the doers. Pemimpin yang baik memastikan bahwa organisasi/perusahaan membuat perbedaan reward yang jelas diantara karyawan dengan performa tinggi, sedang, dan rendah. Hal ini harus dijadikan “jalan hidup” perusahaan dalam memberi penghargaan. Jika tidak, karyawan akan berpikir kalau mereka ada di lingkungan socialism.