Efisiensi Pengelolaan Inventori

Bicara keuntungan bagi pemasok, sudah pasti VMI bakal mempererat hubungan dengan pembeli sekaligus mengurangi ruang kebutuhan inventori lantaran inventori dialihkan ke pembeli.

RICKY VIRONA MARTONO
Odoo image and text block



Oleh: Ricky Virona Martono – Core Faculty  PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di Majalah SINDO WEEKLY No. 26, Tahun VIII, 26 Agustus - 1 September 2019, hlm. 82

Dalam konsep vendor managed inventory (VMI), pihak yang membutuhkan inventori (pembeli) menyediakan informasi kebutuhan inventorinya (jenis, jumlah, dan waktu) sampai beberapa periode ke depan kepada pihak yang akan mengisi inventori (pemasok). Inventori disimpan di gudang pembeli karena pembeli ingin meningkatkan utilitas kapasitas gudangnya. Sementara, inventori yang disimpan pemasok berkurang.

Pemasok bertanggung jawab terhadap ketersediaan maupun pengawasan inventori. Pemasok juga harus menugaskan karyawannya untuk memonitor perkembangan inventori. Biasanya, lokasi kerja karyawan ini sering kali di perusahaan pembeli.

Dengan demikian, tugas pembeli dalam melakukan proses pemesanan dan kontrol inventori berkurang. Selain itu, pemasok juga bertanggung jawab menjamin kelancaran arus kas pembayaran.

Meskipun inventori diletakkan di gudang pembeli, selama inventori belum digunakan, kepemilikan inventori masih dipegang oleh pemasok. Setelah inventori digunakan, barulah kepemilikannya berpindah kepada pembeli. Perusahaan dapat menghitung berapa banyak keuntungan yang diperoleh pembeli, seperti pengurangan beban kerja (dalam man-hour) untuk memesan inventori, besarnya modal (uang) yang dapat dialokasikan untuk investasi lain sampai inventori berpindah kepemilikan. Di sisi lain, pembeli harus memastikan ketersediaan kapasitas gudang sehingga VMI tidak dapat diterapkan secara ideal ketika keinginan pembeli hanya untuk mengisi sisa kapasitas gudang.

Sering kali penerapan konsep itu disebut juga dengan konsinyasi. Jadi, sebenarnya ada kemiripan antara VMI dan konsinyasi. Ada juga pandangan yang mengatakan bahwa perbedaan utama VMI dengan konsinyasi adalah dalam sistem konsinyasi, pembeli tidak berbagi informasi kebutuhan inventori dengan pemasoknya.

Bicara keuntungan bagi pemasok, sudah pasti VMI bakal mempererat hubungan dengan pembeli sekaligus mengurangi ruang kebutuhan inventori lantaran inventori dialihkan ke pembeli.

Sementara bagi Pembeli, ada beberapa keuntungan yang didapat. Pertama, mengurangi proses pemesanan inventor. Kedua, meningkatkan utilitas ruang penyimpanan. Ketiga, mengurangi risiko kekurangan inventori di pihak pembeli karena disediakan karyawan khusus yang mengawasi inventori. Keempat, menunda periode pembayaran sesuai dengan periode pemakaian barang sehingga meningkatkan cash-to-cash cycle.

Adapun kerugian bagi pembeli adalah tidak adanya peluang potongan harga bagi pembeli inventori. Sebab, pembelian tidak dilakukan sekaligus. Sementara, kerugian pemasok biasanya terkait penyediaan tenaga kerja yang bertugas mengawasi inventori. 

Untuk keberhasilan VMI, pembeli dan pemasok saling berbagi data peramalan permintaan, kapasitas produksi, kapasitas gudang, jadwal pengiriman barang, jumlah safety stock  dan re-order point (ROP).

Ada delapan langkah untuk menerapkan konsep VMI. Pertama, mengklasifikasikan jenis inventori yang akan digunakan dalam sistem VMI. Utamakan untuk jenis inventori kelas A dalam sistem pareto inventori. Kedua, mengklasifikasikan pemasok yang sering memasok inventori kelas A tersebut. Ketiga, pembeli dan pemasok berbagi perencanaan dan peramalan kebutuhan inventori. Keempat, mengintegrasikan basis data pemasok dan pembeli, ramalan penjualan, kapasitas produksi, kapasitas gudang, sekaligus memantapkan proses komunikasi dua arah yang efektif. Kelima, kedua belah pihak bersama-sama menyepakati lead time, tingkat minimum dan maksimum inventori, safety stock, dan ROP.

Keenam, pembeli bersama pemasok membuat perkiraan penghematan biaya yang diperoleh melalui pengurangan kegiatan pemesanan. Diperlukan pula kontrol inventori bagi pembeli serta pengurangan biaya dan risiko penyimpanan bagi pemasok. Jika tidak menguntungkan, konsep VMI bisa dihentikan. Ketujuh, jika perkiraan penghematan biaya dari VMI menguntungkan, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan kontrak kerja sama dan kejelasan tanggung jawab dalam sistem audit, pencatatan akuntansi, dan asuransi inventori.

Kedelapan, mengontrol penerapan VMI dan memperbaiki masalah-masalah yang timbul.

Setelah kerja sama berjalan baik, pembeli maupun penjual mesti terus meningkatkan koordinasi dan kerja sama agar jenis inventori untuk dimasukkan dalam proyek VMI dapat diperluas. Pada akhirnya, keuntungan dan efisiensi yang diperoleh lebih banyak lagi.