Dokumen, Si Kecil yang Berdampak Besar

Dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan berkembang sebanyak 40 persen pertahunnya. 20 persennya adalah dokumen “kotor” yang tidak dikelola dengan baik.

Puput Suwastika
Text and image block

Oleh: Puput Suwastika, M.M.

Trainer, Jasa Pengembangan Eksekutif PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di marketplus.co.id

Dokumen, laporan, berkas, atau selebaran informasi yang selama ini dianggap sebelah mata ternyata dapat menjadi virus bagi perusahaan. Bagaimana tidak, penanganannya yang buruk dapat menjadi permasalahan berat bagi perusahaan. Penanganan terlalu serius pun enggan dilakukan oleh beberapa perusahaan karena menganggap hasilnya tidak terlalu berdampak signifikan dan cenderung dianggap membuang-buang waktu.

Sangat mengejutkan penelitian yang dilakukan oleh salah seorang software marketing and technology expert. Hasilnya menunjukkan dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan berkembang sebanyak 40 persen pertahunnya, dan yang disayangkan, 20 persennya adalah dokumen “kotor” yang tidak dikelola dengan baik.

Hasil dari penelitian ini seolah-olah diamini oleh banyak perusahaan. Terlalu fokus pada aktivitas utama menyebabkan pelaku organisasi menomor sekiankan aktivitas pendukung seperti melakukan pengaturan dokumen (dokumen manajemen). Akibatnya banyak dokumen “kotor” tidak tersentuh dan tidak terkelola dengan baik.

Dikutip dari siriusdecisions.com, dampak dari tata kelola data yang buruk sebanding dengan 100 dollar Amerika Serikat per 1 dokumen “kotor”. $100 tersebut setara dengan dampak atas aktivitas yang ditimbulkan, antara lain; kesalahan dalam pengambilan keputusan karena tidak didasari pada dokumen yang tepat; kesalahan pengiriman bahan pemasaran kepada calon target pelanggan; kesalahan penentuan strategi dikarenakan tidak didukung oleh data pendukung yang baik. Biaya tersebut di luar dari biaya atas waktu yang terbuang sia-sia untuk mencari dokumen yang diperlukan.

Sejatinya dampak buruk tersebut dapat dihilangkan dengan melakukan hal kecil berkelanjutan yang sering kita kenal dengan 5S, sebuah tindakan yang diperkenalkan pertama kali di Jepang. Konsepnya sejalan dengan pilar gugus kendali mutu dan kaizen yang dipelopori oleh Edward Deming sebagai salah satu bagian yang dapat membantu organisasi dalam melakukan perbaikan berkelanjutan ( countinous improvement ). 5S sendiri merupakan akronim dari Seiri (pemilahan), Seiton (penataan), Seiso (pembersihan), Seiketsu (pemantapan), Shitsuke (pembiasaan).

Lantas, bagaimana si kecil ini dapat berdampak besar? penerapannya yang berkelanjutanlah jawabannya. 5S dalam tatakelola dokumen bertujuan menghilangkan dokumen “kotor” yang tidak ditemukan saat dicari, tercecer, bahkan hilang saat diperlukan. Diawali dengan kegiatan Seiri, yakni melakukan pemilahan atas dokumen yang siap untuk disimpan. Dipilah antara dokumen yang benar-benar layak simpan, dokumen penting yang memiliki kegunaan di kemudian hari dan sudah lengkap persyaratan administrasinya.

Pemilahan juga dilakukan pada dokumen yang sudah lewat dari masa kegunaannya (jadwal retensinya). Untuk dokumen yang sudah lewat masa gunanya dapat dimusnahkan. Atas alasan pengamanan data sebaiknya di- scan atau didigitalisasi terlebih dahulu untuk meminimalisir risiko di kemudian hari.

Setelah dipilah dokumen yang sudah layak simpan, lakukanlah kegiatan Seiton antara lain menata dokumen sesuai dengan frekuensi penggunaannya ( fast – medium – slow ). Jika frekuensi penggunaan dokumen sangat sering, setiap hari atau dalam batas kurang dari 2 bulan, dokumen dapat diletakkan di sekitar area kerja. Jika frekuensi penggunaan dokumen 2-6 bulan, dokumen dapat diletakkan di lemari sekitar area kerja. Dan jika dokumen dengan frekuensi penggunaan di atas enam bulan maka dapat diletakkan jauh dari area kerja, misalnya seperti di gudang penyimpanan dokumen atau layanan jasa pengelolaan dokumen. Jika sudah lewat dari masa retensinya, dapat dimusnahkan.

Selanjutnya kegiatan Seiso yakni pembersihan rutin area kerja ataupun tempat penyimpanan dokumen. Pembersihan bukan hanya sekedar kegiatan sapu-sapu dan bersih-bersih namun juga didampingi dengan kegiatan inspeksi area sekitar pembersihan.

Langkah keempat adalah Seiketsu atau pemantapan yang mengandung arti melakukan ketiga langkah sebelumnya dengan terus-menerus, berulang setiap periodenya yang diharapkan dapat menciptakan langkah Shitsuke (pemantapan). Dimana keseluruhan langkah dalam 5S menjadi kebiasaan yang mendarah daging. Pembiasaan ini harapannya dapat mengubah pola perilaku buruk terhadap tata kelola dokumen.

Dengan konsistensi penerapan 5S dalam tata kelola dokumen, kita dapat menghilangkan dampak buruk atas kecerobahan yang terjadi. Selamat mencoba.

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.