Efisiensi Proses Logistik dengan Sistem Informasi

Kebutuhan infrastruktur dan informasi harus didukung dalam sebuah sistem informasi terintegrasi. Teknologi sebagai alat bantunya disebut dengan teknologi informasi.

Text and image block




Oleh: Ricky Virona Martono - Trainer, Executive Development Program

*Tulisan ini dimuat di  Marketplus

Teknologi informasi dalam rantai pasok menekan biaya komunikasi, mempercepat proses, serta lebih ramah lingkungan.

Semakin kompleksnya jaringan dalam sebuah rantai pasok (lokasi produksi, pergudangan, dan konsumen berjauhan), semakin dinamisnya permintaan konsumen, dan semakin meningkatnya persaingan, maka sebuah organisasi dituntut untuk mengambil keputusan penting dalam waktu cepat dan harus mempertimbangkan semua pihak di dalam organisasi.

Sedangkan keputusan yang baik harus didukung oleh infrastruktur dan informasi yang dapat diandalkan. Maksudnya, data valid yang tersedia tepat waktu, serta infrastruktur yang menjamin keamanan informasi dari virus dan gangguan pihak yang tidak berkepentingan.

Sebut saja sistem informasi yang berperan sebagai pendukung proses (enabler) agar lebih efisien dan menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan. Karena perannya ini, maka sistem informasi harus mendukung proses bisnis dan tujuan organisasi, menyesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis (bukan sebaliknya), dan sekaligus dapat mengefisienkan proses.

Peran sistem informasi dalam mendukung sistem rantai pasok adalah:

  1. Menyediakan data dan informasi inventori terkini mengenai jumlah, pergerakan dan status barang.

  2. Di bidang logistik, teknologi informasi GPS/Global Positioning System mampu menyediakan informasi lokasi barang harus dikirim, menunjukkan perilaku supir menggunakan kendaraan (supir agresif atau defensif bisa terpantau dengan bantuan alat), kondisi pemakaian moda transportasi apakah sudah waktunya diservis.

  3. Mengefisienkan proses, sehingga dapat mengurangi man-hour dalam menyelesaikan pekerjaan.


Kebutuhan infrastruktur dan informasi harus didukung dalam sebuah sistem informasi terintegrasi. Teknologi sebagai alat bantunya disebut dengan teknologi informasi, contohnya RFID (Radio Frequency Identification) Tags, barcode, fixed scanner, mobile scanner. Barcode yang ditempelkan pada barang dideteksi menggunakan scanner, dengan bantuan gelombang RFID berperan membantu pencarian lokasi barang di gudang, lokasi pergerakan barang, memasukkan data mengenai status dan lokasi barang, dan sekaligus menyesuaikan informasi persediaan barang di gudang.

Informasi dari Massachutes Institute of Technology (MIT) pada seminar “Global Logistics Systems” pada tahun 2001 juga serupa. Disampaikan bahwa teknologi informasi berperan:

  • Mengurangi 80% penyediaan dokumen-dokumen di organisasi karena sebenarnya dokumen-dokumen ini merupakan informasi yang berulang (mengurangi kebutuhan kertas /paperless).

  • Mengurangi 30% proses memasukkan data ke sistem (input data). Sebuah bagian di organisasi yang membutuhkan data yang sama tidak perlu memasukkan data berulang, namun dapat memperolehnya dari bagian lain.

  • Biaya telekomunikasi melalui telepon dapat dikurangi lebih dari 50%.


Di Indonesia, Indonesia Logistics Community Service (ILCS) tahun 2015 mengungkapkan, penggunaan teknologi informasi dalam bisnis logistik Indonesia di bidang pelabuhan berhasil mengurangi waktu bongkar muat barang di pelabuhan (dwelling time) , dari 8 hari menjadi 4,7 hari. Informasi itu juga menyebutkan bahwa penerapan dokumen elektronik di arena bisnis bongkar muat dapat menekan biaya logistik sekitar lima persen.

Bagaimana implementasinya? Ada beberapa strategi implementasi teknologi informasi di organisasi, yakni:

Cut-off (konversi langsung)

Organisasi menerapkan teknologi informasi di semua bagian/departemen secara serentak.

Overlap period (konversi paralel)

Organisasi menerapkan teknologi informasi di satu bagian/departemen, dan dilanjutkan ke bagian/departemen lain ketika penerapan pada bagian pertama sudah berjalan. Begitu seterusnya sampai semua departemen berhasil menerapkan teknologi informasi.

Step by step (konversi bertahap per modul)

Organisasi menerapkan teknologi informasi di satu bagian/departemen, dan dilanjutkan ke bagian/departemen lain ketika penerapan pada bagian pertama sudah selesai diterapkan. Begitu seterusnya sampai semua departemen berhasil menerapkan teknologi informasi.

Pilot project (konversi percontohan di tempat tertentu)

Organisasi menerapkan teknologi informasi di satu bagian/departemen. Setelah terbukti hasil yang positif, penerapan teknologi informasi dilanjutkan ke bagian/departemen lain.


Sebelum menerapkan strategi mana yang akan dipilih, pertimbangkan kompleksitas sistem yang akan diimplementasikan, sumber daya terkait manusia, waktu, biaya, dan peralatan yang tersedia untuk implementasi risiko yang akan dihadapi seperti penolakan dari karyawan, sulit digunakan, butuh bantuan pihak luar untuk merawat sistem yang artinya akan ada biaya muncul.

Sudahkah perusahaan Anda memanfaatkan Sistem Informasi dalam alur rantai pasok?



Share