3 Isu Penting Menjadikan Karyawan sebagai Agen Transformasi

Situasi dan kondisi yang berlaku mengharuskan dilakukan transformasi dalam organisasi baik secara strategi, proses kerja bahkan hingga perubahan struktur organisasi maupun budaya kerja.

Text and image block




Oleh : Husni Fatahillah Siregar M.M.C.
          Corporate Marketing Manager PPM Manajemen

*Tulisan ini dimuat di SWA Online

Sebuah organisasi pasti diharapkan selalu tumbuh dan berkembang. Dalam proses tumbuh dan berkembang itu tidak jarang harus dilakukan perubahan atau transformasi dalam organisasi. Ketika akan melakukan transformasi, pucuk pimpinan organisasi acapkali merasa khawatir bahwa gagasan untuk bertransformasi akan ditolak oleh karyawan, terutama ketika karyawan sudah merasa bahwa sebenarnya perusahaan ‘baik-baik saja’ dan tidak perlu ada perubahan apapun, resistensi karyawan akhirnya tak terelakkan.

Sementara itu, situasi dan kondisi yang berlaku mengharuskan dilakukan transformasi dalam organisasi baik secara strategi, proses kerja bahkan hingga perubahan struktur organisasi maupun budaya kerja. Lantas, bagaimana agar transformasi yang ingin dilakukan pimpinan bisa diterima oleh segenap karyawan dan pada akhirnya mereka mau menjadi bagian dalam proses transformasi itu.

Armenakis, Harris dan Mossholder dalam jurnal yang berjudul “Creating Readiness for Organizational Change” menyatakan bahwa readiness atau kesiapan menjadi kunci bagi organisasi untuk bertransformasi. Apa yang dimaksud dengan kesiapan? Yang dimaksud kesiapan di sini adalah keyakinan, sikap dan harapan karyawan akan sejauh mana pucuk pimpinan bisa menjelaskan mengapa harus dilakukan perubahan. Dan yang paling penting adalah bagaimana pimpinan organisasi meyakinkan karyawan bahwa perubahan yang akan dilakukan bakal memberi dampak psoitif bagi arah organisasi di masa mendatang.

Berikut ini tiga poin – dalam konteks komunikasi organisasi – yang bisa menjadi acuan bagi pucuk pimpinan organisasi dalam membangun kesiapan karyawan untuk bertransformasi:

Isi Pesan

Yang dimaksud isi pesan disini adalah bagaimana pucuk pimpinan organisasi mengkomunikasikan yang menjadi alasan untuk melakukan transformasi, serta arah kebijakan di masa yang akan datang setelah transformasi dilakukan. Komunikasi ini tidak bisa hanya dilakukan satu atau dua kali saja, namun perlu dilakukan secara intens dan sinambung beberapa waktu sebelum proses transformasi itu benar-benar dilakukan.

Dengan komunikasi yang intens dan sinambung, maka bisa didekteksi lebih dini potensi resistensi karyawan, pimpinan organisasi pun bisa segera mencari solusi guna menghadapinya. Isi pesan harus secara gamblang menjabarkan alasan perlu dilakukan transformasi dengan menampilkan perbedaan yang terjadi dalam kondisi organisasi sebelumnya dan yang berjalan saat ini, misalnya meningkatnya persaingan dengan kompetitor, perubahan regulasi, kondisi perekonomian dalam kaitannya dengan kondisi organisasi, dan kondisi-kondisi lain yang harus dikomunikasikan kepada karyawan. Bagaimana isi pesan ini dikemas, tentunya harus disesuaikan dengan budaya yang sudah berkembang dalam organisasi.

Komunikasi Persuasif

Armenakis, Harris dan Mossholder juga mengatakan bahwa komunikasi persuasif merupakan metode yang tepat dalam proses transformasi. Komunikasi persuasif dapat menggambarkan komitmen pimpinan organisasi untuk melibatkan karyawan dalam proses transformasi organisasi. Komunikasi persuasif ini bisa dilakukan melalui oral communication (komunikasi langsung antara pimpinan organisasi dan karyawan) dan written communication (komunikasi yang disampaikan melalui newsletter, annual report, ataupun melalui memo).

Partisipasi Aktif Karyawan

Dalam proses transformasi organisasi, karyawan bisa dilibatkan secara langsung sebagai agent of change. Penunjukan karyawan sebagai agent of change bisa dijadikan peluang oleh pimpinan organisasi untuk mendapatkan kepercayaan karyawannya. Karyawan yang ditunjuk profilnya sedapat mungkin bisa merepresentasikan kepentingan organisasi namun di sisi lain juga dianggap tepat sebagai perwakilan karyawan. Tentunya karyawan yang ditunjuk sudah mendapatkan pemahaman yang menyeluruh terkait rencana transformasi organisasi, sehingga informasi yang disampaikan selaras dengan pimpinan organisasi.

Ketiga poin di atas acapkali tidak diperhatikan secara detil. Pimpinan organisasi lebih berfokus pada strategi dan pelaksanaan transformasi itu sendiri, namun abai dalam mengkomunikasikan rencana transformasi organisasi di internal untuk memastikan kesiapan karyawan sebagai bagian dari transformasi itu sendiri. Karena sebaik apapun strategi yang dibuat untuk transformasi organisasi, namun jika tidak dikomunikasikan maka yang akan muncul adalah sikap resistensi dari internal organisasi.

Nah, ketika organisasi Anda berencana untuk melakukan transformasi, pastikan Anda juga sudah memiliki perencanaan untuk mengkomunikasikannya.




Share